Światowe standardy w zarządzaniu projektami

Dedykowane Biuro Projektów, metodyka wdrożeniowa z udowodnioną skutecznością. Standardy ISO 27001 i 20000.

Najlepsze praktyki zarządzania usługami IT

Dedykowana organizacja serwisowa BCC zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów outsourcingowych.

Jesteśmy firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach SAP, outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania. Wspieramy biznes naszych klientów.

Dlatego nasze hasło brzmi: IT makes business better

Jesteśmy częścią Grupy SNP, światowego lidera w zakresie transformacji środowisk SAP

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

"Lepszy Biznes" to magazyn klientów BCC. Czytaj setki artykułów, przydatnych w przygotowaniu i realizacji projektów IT.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że BCC jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

18

aktualnych ofert pracy

BCC: BeeOffice: Banalne sprawy, praktyczne rozwiązania

Portal samoobsługi pracowniczej usprawnia codzienną pracę
Rozliczanie delegacji, obsługa wniosków urlopowych czy zgłoszeń do firmowego działu IT, kontrola kosztów firmowych zakupów to codzienne wyzwania w każdej organizacji. Rozwiązanie BeeOffice w Grupie BCC pozwala te „banalne”, powtarzalne procesy usprawnić. Drobne uatwienia na każdym kroku – przy dużej skali procesów – przekładają się na niebagatelne oszczędności czasu i pieniędzy. To daje efekty – każdego dnia!

Aplikacja dwudziestolecia

20 lat rozwoju – i BCC od niewielkiej firmy rozrosło się w Grupę BCC, skupiającą ponad 300 pracowników pracujących w kilku biurach i dziesiątkach lokalizacji na całym świecie. W tym czasie powstawały nowe zespoły i procedury, rozrastała się struktura. W firmie zatrudniającej 50 osób nad wieloma tematami można było zapanować, wysyłając e-maile, składając papierowe wnioski czy po prostu się dogadując. Po pewnym czasie skala – wyrażona liczbą delegacji, wniosków zakupowych czy rejestrowanego wyposażenia IT – stała się bardzo duża i wymusiła informatyzację tych, wydawałoby się, „banalnych” procesów.

Tak w roku 2005 powstało Wirtualne Biuro. W kolejnych latach użytkowania i dalszego rozwoju organizacji pojawiały się nowe wymagania i pomysły na nowe funkcje. Równocześnie, realizując prace dla klientów, zaobserwowaliśmy, że wiele firm ma te same problemy i wyzwania i brakuje im podobnych rozwiązań.

Michał Kunze, Dyrektor Działu Rozwoju Oprogramowania, Członek Zarządu BCC podkreśla: „Pomysł udostępnienia portalu podsunęli nam sami klienci. Często przy okazji spotkań handlowych czy projektowych, gdy planując dalsze prace, sprawdzaliśmy dostępność konsultantów w Terminarzu albo rezerwowaliśmy salkę konferencyjną na spotkanie, słyszeliśmy: u nas też by się przydała taka aplikacja”.

Dlatego kolejną wersję rozwiązania zdecydowaliśmy się przygotować z myślą o podwójnym zastosowaniu. Następca Wirtualnego Biura – BeeOffice – to dziś podstawa zarządzania zapleczem biznesowym Grupy BCC. Jednocześnie od początku 2013 r. oferujemy BeeOffice naszym klientom.

BeeOffice to innowacyjny portal samoobsługi pracowniczej dla firmy każdej wielkości. Dostępny przez Internet pakiet przydatnych funkcji porządkuje i usprawnia pracę firmy, ulepsza komunikację, pomaga oszczędzać czas i koszty. BeeOffice jest autorskim rozwiązaniem przygotowanym w BCC Software Factory. Jest dostarczane jako Software as a Service (SaaS) w środowisku prywatnej chmury obliczeniowej, w oparciu o organizację i infrastrukturę BCC Data Centers.

„Platforma BeeOffice to rozwiązanie, które powstało jako odpowiedź na konkretne potrzeby w Grupie BCC. Pomysły na kolejne funkcje, a nawet całe moduły niejednokrotnie wychodziły od naszych pracowników na co dzień korzystających z rozwiązania. Tak jest do dziś. Ponad 300 osób w Grupie to nasi testerzy, pierwsi recenzenci i pomysłodawcy nowych rozwiązań. Grupa BCC to laboratorium rozwojowe BeeOffice, w którym testujemy i rozwijamy nowe funkcje przed  udostępnieniem ich klientom. Dzięki temu mamy pewność, że trafia do nich produkt dojrzały, odpowiadający na rzeczywiste potrzeby użytkowników zarówno tych wewnątrz Grupy BCC jak i pracujących u naszych klientów, a nie będący projekcją wyobrażeń twórców aplikacji o realizacji danego procesu. Na tej filozofii opieramy działanie BCC Software Factory. Oferujemy usługi tworzenia i rozwoju oprogramowania najwyższej jakości, którego funkcjonalność jest dobrze dopasowania do konkretnych oczekiwań klientów” – dodaje Michał Kunze.

Grupa BCC, skupiająca spółki BCC, 7milowy oraz External Services, optymalizuje koszty działalności, prowadząc scentralizowane zarządzanie kadrami i płacami, wspólną obsługę księgową, marketing oraz administrację. 12 zintegrowanych modułów platformy samoobsługi pracowniczej BeeOffice usprawnia pracę, ulepsza komunikację oraz pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.

Od kuchni Grupa BCC to całkiem duża organizacja „biurowa”: 300 osób, cztery lokalizacje, pracownicy (konsultanci, handlowcy) w ciągłych rozjazdach.

Charakter działalności (świadczenie usług konsultingowych, w przeważającej części w siedzibie klienta) dodatkowo sprawia, że duży udział w procesach administracyjnych zajmuje organizacja i rozliczanie podróży służbowych oraz wszystko, co się z tym wiąże (firmowa flota samochodów, mieszkania służbowe, wnioski i zatwierdzanie delegacji).

A poza tym cała masa typowych zadań i problemów biurowych: ktoś poszukuje kontaktu do specjalisty z działu HR, ktoś inny chciałby sprawdzić, czy lider zespołu WM jest dziś w biurze, każdy pracownik to rocznie kilka wniosków urlopowych, każdy korzysta z powierzonego mu notebooka i telefonu komórkowego, czasem dodatkowo z innego sprzętu czy zasobów wspólnych (np. rzutnika, salki konferencyjnej). Księgowość rozlicza tysiące faktur zakupowych – od herbaty i wody mineralnej do sześciu firmowych kuchni i materiałów biurowych, po wyposażenie dla data center za setki tysięcy złotych.

Do tego dziesiątki innych spraw – drobnych i bardziej złożonych. Każda z nich obudowana procedurami, kontrolowana i zarządzana: wnioski, akceptacje merytoryczne, akceptacje finansowe, rozliczenia, kontroling… W Grupie BCC wszystkie powyższe i wiele innych zadań administracyjno-biurowych jest realizowanych za pośrednictwem rozbudowanych narzędzi portalu BeeOffice.

BeeOffice to specjalista do spraw drobnych i powtarzalnych, które przy dużej skali biznesu – zsumowane – stanowią realny duży koszt – a co za tym idzie – pole do oszczędności.

Piotr Rogala, Dyrektor Finansowy, Członek Zarządu BCC

Oszczędność na każdym kroku
Codziennie do BeeOffice logują się dziesiątki pracownikow Grupy BCC. W BeeOffice każdy proces – czy to rozliczenie delegacji, czy weryfikacja wniosku zakupowego, czy obsługa wniosku urlopowego – przebiega sprawniej i szybciej. Na każdym kroku oszczędzamy czas i pieniądze. Kiedy pomnożymy te drobne oszczędności przez liczbę obsługiwanych w BeeOffice czynności, okaże się, że wartość usprawnień w skali roku i całej organizacji jest ogromna.
Piotr Rogala, Dyrektor Finansowy, Członek Zarządu BCC, odpowiada za finanse i administrację w Grupie BCC

Z dostępnej za pośrednictwem przeglądarki internetowej platformy BeeOffice korzystają wszyscy pracownicy Grupy do obsługi własnych spraw kadrowych i rozliczeń z pracodawcą. Szefowie zespołów akceptują wnioski podwładnych, a osoby odpowiedzialne za wybrane procesy administracyjne mają do dyspozycji wglądy, funkcje i raporty konieczne do ich realizacji. Bogate możliwości raportowe są wykorzystywane do kontroli wydatków, alokowania kosztów administracyjnych w podziale na obszary i zespoły, rzetelnego prowadzenia rozliczeń z pracownikami (urlopy, delegacje), a także klientami (rozliczenie kosztów logistycznych projektów).

Poniżej pracownicy Grupy BCC opowiadają, jak wykorzystują BeeOffice w swojej codziennej pracy.

Skomponuj „swoje” BeeOffice
Każda organizacja wybiera z BeeOffice to, co ją interesuje (np. pracownicze who is who). Na korzystanie z rozwiązania może zdecydować się na początek tylko jeden dział – do obsługi wybranego procesu (np. dział informatyki do zarządzania licencjami IT), a z czasem możemy uruchamiać kolejne moduły systemu. Poniżej podajemy kilka przykładowych scenariuszy użycia BeeOffice w dużej organizacji:
– w sekretariacie: do zarządzania rezerwacjami rzutników i innych urządzeń biurowych
– w całej firmie: do rezerwacji salek konferencyjnych i innych wspólnych zasobów firmy
– w dziale administracji: do ewidencji sprzętu przekazanego pracownikom (komputery, telefony, samochody, meble)
– w całej firmie: firmowe who is who i wewnętrzna książka telefoniczna
– w dziale projektowym: do prowadzenia terminarza pracowników i stałych podwykonawców, sprawdzania ich dostępności i rozliczania czasu pracy
– w dziale zakupów i administracji: do zarządzania zapotrzebowaniami na zakupy biurowe i administracyjne
– w całej firmie: do akceptacji wniosków o delegacje; do rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych; do rozliczania paliwa w autach firmowych i prywatnych
– w sekretariacie: do sprawdzania dostępności pracowników
– w całej firmie: do kontroli limitów urlopowych, planowania i akceptacji urlopów oraz weryfikacji planu urlopów w dowolnej chwili
– w dziale IT: do zarządzania licencjami IT dla całej firmy i wystawiania certyfikatów legalności oprogramowania, do obsługi zgłoszeń IT od użytkowników

Firmowe who is who, Terminarz jak na dłoni

Nie tylko nowy pracownik, ale każdy inny w rozbudowanej organizacji może poczuć się zagubiony w strukturze firmy. Kto jest przełożonym Iksińskiego, jak wyglądają ludzie, z którymi mam współpracować, jaki jest numer telefonu do działu kadr, w którym biurze pracuje Ygrekowski… Grupa BCC to ponad 300 osób, rozproszonych w czterech biurach w różnych miastach, a na dodatek znaczna część naszych pracowników większość czasu spędza w podróżach służbowych – na konsultacjach u klientów. Dostępna online informacja z podstawowymi danymi kontaktowymi, nazwą stanowiska oraz miejscem w strukturze organizacji i zdjęciem pracownika ułatwia kontakty i orientację w naszej firmie. I to nie tylko nowym pracownikom.

Moduły Pracownicy i struktura to zawsze aktualne firmowe who is who, które dodatkowo stanowi podstawę architektury BeeOffice wykorzystywaną przez inne moduły rozwiązania (np. Urlopy, Delegacje, Zapotrzebowania).

Jakub Żurek, Menedżer ds. Współpracy z Klientami

Pracownicy i struktura to firmowe who is who, z gwarancją aktualności, bo jako jądro BeeOffice stanowi podstawę do poprawnego działania innych modułów

Innym obszarem BeeOffice, bez którego po kilku latach korzystania trudno mi sobie wyobrazić pracę, jest Terminarz. Z jednej strony w każdej chwili mogę sprawdzić, czy konsultant, z którym chcę się spotkać, jest w biurze, a nie np. na konsultacjach u klienta, zwolnieniu lekarskim czy urlopie. Z drugiej strony – co ważniejsze – mogę „panować” nad terminarzem moich podwładnych i rozliczać ich aktywności w wybranym okresie. W BCC planujemy pracę w długiej perspektywie czasowej (projekty dla klientów trwają po kilka miesięcy) i rozliczamy dniówki konsultantów, ale „przestawienie” na rozliczenia godzinowe to tylko kwestia ustawień w systemie.

Terminarz to przejrzysta tabela z aktywnościami pracowników, zaplanowanymi lub zrealizowanymi. Filtry pozwalają na wybranie dowolnego przedziału czasowego oraz osób (np. wybranych jednostek organizacyjnych, zespołów projektowych, pojedynczych pracowników bądź samodzielnie zdefiniowanej grupy). Jeśli chcę sprawdzić, co dokładnie kryje się pod danym zapisem w terminarzu, mogę zajrzeć do szczegółów. To bardzo przydatna funkcja, ponieważ z racji projektowego charakteru pracy używamy kilkuset kodów na oznaczenie klientów.

Funkcja terminarza jest szczególnie niezastąpiona w okresie urlopowym. Akceptując wniosek o urlop pracownika, w pierwszej kolejności sprawdzam w Terminarzu, czy ktoś w zespole będzie mógł go zastąpić, a BeeOffice automatycznie ostrzega mnie, jeśli urlopy pracowników w zespole się nakładają.

Rejestracja planowanych aktywności pracowników pozwala również na bardziej zaawansowane działania, jak rozliczanie prac, planowanie faktur i przygotowanie danych do fakturowania, a także dostarczanie danych, które są wykorzystywane do oceny dostępnego i zaplanowanego potencjału prac do wykonania. Te informacje służą dalej do oszacowania cash flow w kolejnych okresach.

315 pracowników w Grupie BCC

Praca projektowa na rzecz wielu klientów równocześnie to w dużej mierze żonglowanie terminami, dostępnością konsultantów o określonych kompetencjach, często dodatkowo konieczne jest skorelowanie aktywności z innymi członkami zespołów roboczych. Dla nas elastyczne narzędzie do planowania pracy, jakim jest Terminarz w BeeOffice – to nie tylko ułatwienie, ale też wymierna wartość oszczędzonego czasu, a zatem i pieniędzy.

Jakub Żurek
Menedżer ds. Współpracy z Klientami, BCC

Wydatki pod kontrolą

O zaletach centralizacji akceptacji i rozliczeń zakupów firmowych nie trzeba przekonywać nikogo, kto zajmuje się finansami.

Zapotrzebowania w BeeOffice to narzędzie, które pilnuje, by przez nasze sito kontrolne nie prześliznął się żaden niezaakceptowany zakup i nieautoryzowana faktura. Warunkiem dokonania zakupu materiału czy usługi każdorazowo jest akceptacja merytoryczna oraz finansowa zapotrzebowania w BeeOffice.

Gdy po zakupie towaru lub usługi do księgowości trafia wreszcie faktura – każdorazowo jest ona skorelowana z zapotrzebowaniem w BeeOffice: ma swojego właściciela, jest opisana odpowiednim numerem identyfikacyjnym. Od zakupu materiałów biurowych, po zlecenie druku Lepszego Biznesu – możemy sprawdzić, kto i kiedy złożył zapotrzebowanie, kto je zaakceptował merytorycznie, kto finansowo. Ta informacja stanowi dla nas podstawę do zapłaty faktury, zaksięgowania kosztów i przypisania ich do zespołów, na potrzeby wewnętrznego kontrolingu.

Piotr Rogala, Dyrektor Finansowy i Członek Zarządu BCC

Dzięki Zapotrzebowaniom mamy pełną kontrolę nad firmowymi wydatkami i spływającymi do nas fakturami, co w dłuższej perspektywie – wykorzystując możliwości analizy kosztów – pozwala je redukować

Dzięki BeeOffice mamy pełną kontrolę nad firmowymi wydatkami i spływającymi do nas fakturami, co w dłuższej perspektywie – wykorzystując możliwości analizy kosztów – pozwala je redukować.

Dodatkowo BeeOffice za pośrednictwem specjalnego interfejsu jest zintegrowany z naszym systemem finansowo-księgowym SAP, więc dane o zakupach trafiają do niego bezpośrednio, bez konieczności ich ponownego wprowadzania.

Historię firmowych zakupów możemy łatwo analizować w dowolnym przekroju (po pracowniku, wybranym elemencie struktury organizacyjnej, okresie rozliczeniowym, wartości itp.).

Po kolei wygląda to tak: Pracownik w BeeOffice składa na specjalnym formularzu zapotrzebowanie, wpisując jego typ, przedmiot, wartość (w dowolnej walucie – system sam dokonuje przeliczeń, po odpowiednim kursie NBP). Dodatkowo może dodać opis, przypisać koszty do innych osób lub zadań (np. zakupy powiązane z projektem). Aktywowany wniosek trafia do przełożonego, który po weryfikacji akceptuje (lub odrzuca, ew. odsyła do uzupełnienia). Ścieżka akceptacji może być dowolnie skonfigurowana, np. wydłużona o dodatkowe poziomy w zależności od wartości zakupu.

3738 wniosków zakupowych w 2014 roku

Po zrealizowaniu zakupu i wpłynięciu faktury pracownik – „właściciel” faktury – jest zobowiązany do jej dostarczenia (odpowiednio opisanej) do działu księgowości. System pozwala też na podpięce załącznika. Nie ma możliwości, by do księgowości trafiła faktura za wydatki, która wcześniej nie została zarejestrowana i zaakceptowana w portalu.

Cały obieg zapotrzebowania odbywa się w formie elektronicznej, a wszyscy kolejni uczestnicy procesu są informowani o kolejnych krokach – wykonanych oraz czekających na ich reakcję (np. akceptację) poprzez e-mail.

Piotr Rogala
Dyrektor Finansowy, Członek Zarządu BCC,
odpowiada za finanse i administrację w Grupie BCC

Dla pracodawcy – porządek, dla pracownika – wygoda

Obsługa wniosków urlopowych to tylko wycinek pracy działu HR, ale jakże istotny. Pracownicy zwykle dzwonią do HR-ów z pytaniami, ile urlopu jeszcze mogą wykorzystać i czy np. wykorzystali już w tym roku dodatkowe dni opieki nad dzieckiem. U nas takich pytań nie ma, bo każdy w każdej chwili może sprawdzić swój aktualny „stan posiadania” w odniesieniu do dowolnego rodzaju urlopu.

Całość procesu odbywa się w BeeOffice. W zakładce Urlopy pracownik zakłada nowy wniosek urlopowy. Jeśli ma inne, wcześniej zaplanowane aktywności, system poinformuje o kolizji terminów. Wybierając z listy typ urlopu, od razu widzi, ile jeszcze dni ma do dyspozycji. BeeOffice nie pozwoli na złożenie wniosku, który przekroczy limit. Teraz pozostaje aktywować wniosek i czekać na akceptację przełożonego. Jeśli urlop zostanie zatwierdzony przez szefa, pracownik otrzymuje stosowną informację e-mailem, a status wniosku zmienia się na zatwierdzony.

Magdalena Owczarczak, Menedżer Zespołu Zarządzania Kadrami

„Centralizacja” obsługi wniosków urlopowych w BeeOffice to dla pracodawcy uporządkowanie tego procesu, a dla pracowników wygoda i większa satysfakcja

Liczba jeszcze dostępnych dni urlopu aktualizuje się automatycznie, a w Terminarzu dni nieobecnosci zostaną oznaczone stosownym kodem (literka U), co jest widoczne dla pozostałych pracowników. Jednocześnie pełną wiedzę o zaplanowanych, wykorzystanych i niewykorzystanych urlopach podwładnych ma przełożony, który w swoim panelu widzi stosowny raport.

W BeeOffice prowadzenie firmowego planu urlopów jest bardzo proste. Pracownik może wpisać kolejne wnioski, np. z odległym terminem, w statusie Nowy – co daje mu jeszcze szansę na ich zmianę. Przełożony widzi plany urlopowe pracowników – może więc odpowiednio wcześnie zareagować, jeśli np. terminy urlopowe kluczowych członków zespołu się nakładają.

Dodatkowo we wniosku urlopowym można też zawrzeć informacje o zastępstwach oraz komentarze i załączniki (np. zgodę przełożonego na urlop bezpłatny).

Rola działu kadr Grupy BCC w obsłudze rozliczeń urlopów to dwa rodzaje czynności. Po pierwsze na bieżąco księgujemy zaakceptowane urlopy z danego okresu rozliczeniowego. Oprócz ewidencjonowania wniosków, czynność ta uruchamia interfejs integrujący BeeOffice z programem kadrowo-płacowym, dostarczając mu informacji do wyliczania składników wynagrodzeń powiązanych z urlopami.

2367 wniosków urlopowych w 2014 roku

Drugi rodzaj czynności wykonywany jest okresowo i polega na aktualizacji indywidualnych limitów urlopowych (np. zmiana limitu z 20 na 26 dni urlopu wypoczynkowego, dodatkowe dni opieki nad dzieckiem, na wniosek pracownika).

Urlopy to obszar, w którym całkowicie wyeliminowaliśmy obieg dokumentów papierowych. Oszczędzamy papier, przyspieszyliśmy obieg i dostęp do informacji. „Centralizacja” obsługi wniosków urlopowych w BeeOffice to dla pracodawcy uporządkowanie tego procesu, a dla pracowników wygoda i większa satysfakcja.

Magdalena Owczarczak
Menedżer Zespołu Zarządzania Kadrami, External Services, Grupa BCC

Podróże służbowe – od planowania do rozliczania

Moduł Delegacji skupia się wokół samoobsługowego formularza dostępnego online dla pracownika, przełożonego i księgowości. W tym jednym miejscu odbywa się cały proces planowania podróży służbowej, akceptowania przez przełożonego oraz rozliczania kosztów.

Barbara Gryglik, Menedżer Zespołu Finanse i Księgowość

Delegacje pozwalają oszczędzić czas podróżujących konsultantów. Przy naszej skali zyskujemy rocznie kilka dniówek specjalistów, które możemy przeznaczyć na prace projektowe dla klientów

Pracownik sam wprowadza wszystkie dane związane z delegacją: cel biznesowy, czas, miejsce docelowe, koszty itp. Po odbyciu podróży uzupełnia formularz o faktycznie poniesione koszty, może dołączyć skany faktur i inne konieczne pliki. BeeOffice zapewnia zgodność całego procesu z przepisami prawa (wysokość diet itp.) oraz dokonuje przeliczeń walut obcych (zgodnie z tabelą kursów NBP aktualizowaną online). Następnie wniosek znów trafia do zatwierdzenia do odpowiedniej osoby lub osób. Zaakceptowany formularz staje się podstawą do zwrotu kosztów delegacji pracownikowi.

W Grupie BCC mamy ponad 300 pracowników, rocznie rozliczamy blisko 4,5 tys. delegacji: od jednodniowych wyjazdów na konsultacje do klientów w Polsce, po projekty w tak egzotycznych miejscach jak Nigeria czy Indonezja. Z elektronicznego systemu rozliczania delegacji korzystamy już od pięciu lat. BeeOffice to dla nas spora oszczędność. Zważywszy na konieczną szczegółowość niezbędną do analizy rentowności projektów, szacujemy, że korzystanie z tradycyjnego, papierowego modelu obsługi tego procesu „kosztowałoby” nas dodatkowo 3/4 etatu w księgowości.

Przekrojowe zestawienia dają nam możliwość optymalizowania wydatków. Na przykład zestawienie liczby delegacji w danym mieście daje nam informację, czy bardziej opłacalne jest wynajęcie mieszkania służbowego, czy lokowanie pracowników w hotelu.

4469 delegacji w 2014 roku

Innym, równie ważnym aspektem jest oszczędność czasu podróżujących konsultantów. Nie tracą go na poszukiwanie kursu euro czy dolara kanadyjskiego z danego dnia. Wypełnienie wniosku jest bardzo intuicyjne. Przy liczbie pracowników i delegacji w naszej firmie zyskujemy rocznie kilka dniówek specjalistów, które możemy przeznaczyć na prace projektowe dla klientów.

Barbara Gryglik
Menedżer Zespołu Finanse i Księgowość, External Services, Grupa BCC

Firmowa flota na jednym ekranie

Samochody to specjalny rodzaj środka trwałego, dla którego w BeeOffice przygotowano oddzielny moduł, pozwalający kompleksowo zarządzać firmową flotą. Automatycznie rozliczamy też koszty paliwa na podstawie informacji z rozliczeń podróży służbowych, dokonanych przez pracowników w innym miejscu systemu.

Każdy samochód jest w systemie traktowany jako zasób i podobnie jak inne firmowe sprzęty posiada swoją metryczkę z najważniejszymi informacjami: marką i modelem, numerem rejestracyjnym i VIN, rokiem produkcji i zakupu, sposobem finansowania, numerem umowy leasingowej, środka trwałego w systemie SAP, statusem (użytkowany, wolny, rozbity, sprzedany) oraz oczywiście przypisanym pracownikiem, a także – co istotne – średnim zużyciem paliwa. Mamy także dodatkowe pole, które wykorzystujemy do opisu stanu technicznego auta, lakieru itp. Ta opcja przydaje się przy zmianie użytkownika auta i przygotowaniu protokołu przekazania.

Inne zakładki zawierają dodatkowe informacje, np. ubezpieczeniowe: nazwa ubezpieczyciela, rodzaj ubezpieczenia nr polisy, terminy rozpoczęcia i zakończenia okresu ubezpieczenia. Wpisanie tych dat może zaowocować e-mailem przypominającym o zbliżającym się terminie wygaśnięcia polisy. Pracownicy, którzy uzupełnią daty wykonania badań technicznych, także dostaną odpowiednie przypomnienie dwa tygodnie przed upływem terminu.

Anna Michałowska, Starszy Specjalista ds. Administracji

Moduł Samochody pozwolił na uszczelnienie rozliczeń podróży służbowych w newralgicznym punkcie rozliczeń kosztów paliwa

BeeOffice przewiduje również możliwość dołączenia załączników. Mogą to być np. skany umów zakupu, umów leasingowych, dowodu rejestracyjnego czy polisy ubezpieczeniowej.

Moduł Samochody to kompletna historia całego cyklu życia auta w firmie – od zakupu, przez kolejne wydania i zwroty, aż do sprzedaży. Jako administrator na jednym ekranie mam bezpośredni wgląd w całą flotę firmową, a także, po eksporcie do Excela, mogę raportować dane po wybranych parametrach.

Powyższe cechy znacznie ułatwiają zarządzanie flotą ponad 150 aut w Grupie BCC.

Jednak największą wartością rozwiązania jest możliwość bardzo dokładnej kontroli kosztów paliwa zużytego w podróżach służbowych. Dwa razy w miesiącu, po zaimportowaniu do BeeOffice otrzymanego od sprzedawcy paliwa rozliczenia kart paliwowych (arkusz Excel), pracownicy przypisują wnioski za odbyte delegacje do danego okresu rozliczeniowego. Na podstawie informacji o spalaniu z metryczki auta oraz liczby przejechanych kilometrów zadeklarowanej i zatwierdzonej w rozliczeniu podróży służbowej system wylicza koszt zużytego paliwa. Dział księgowości może dokonać księgowań.

152 auta w firmowej flocie

BeeOffice pozwoliło na uszczelnienie rozliczeń podróży służbowych w newralgicznym punkcie rozliczeń kosztów paliwa. Przejrzystość wyliczeń, ograniczenie pola do nadużyć, automatyzacja całego procesu oraz oczywiście wymierne korzyści finansowe to największe zalety modułu Samochody.

Anna Michałowska
Starszy Specjalista ds. Administracji, External Services, Grupa BCC

Porządek w oprogramowaniu

Zarządzanie oprogramowaniem wykorzystywanym w firmach to ważna część zadań działu IT. Dodatkowo obarczona jest dużą odpowiedzialnością, nie tylko finansową, ale także prawną.

W chwili obecnej pracownicy Grupy BCC korzystają z ponad 90 różnych programów/wersji programów. Liczba wykorzystywanych licencji to już są tysiące. Moduł Licencje IT w BeeOffice to nasze centrum dowodzenia firmowym oprogramowaniem. Mamy tu zgromadzone wszelkie informacje o rodzajach i wersjach licencji, ich liczbie i aktualnym statusie – ile licencji jest przypisanych do pracowników, a ile wolnych. Możemy je także sortować po typach: licencje zakupione, własne, z komputerem. Dalej – każdą licencję można szczegółowo „prześwietlić”, sprawdzając, kiedy, po jakiej cenie i przez kogo została zakupiona, a nawet jaki jest numer dokumentu jej nabycia. Następnie – komu i kiedy została wydana i ewentualnie wycofana, łącznie z ewidencją zmian historycznych. Możemy też sprawdzić licencje IT po pracownikach – jakie licencje udostępniono konkretnej osobie. Na żądanie system wygeneruje dla nas odpowiednie dokumenty poświadczające ich wydanie czy wycofanie.

Nowo zakupione licencje są rejestrowane w BeeOffice, jeśli dotyczą oprogramowania, z którego wcześniej nie korzystaliśmy. Następnie automatycznie są udostępniane w module Zapotrzebowania.

Ten porządek jest wartością samą w sobie, ale przede wszystkim służy wielu konkretnym celom. Po pierwsze – pracownik, który ubiega się o konkretną licencję – zgłasza na nią zapotrzebowanie jak na zakup każdego innego sprzętu czy materiału. Ma ułatwione zadanie, bo wystarczy, że odnajdzie ją na liście wybieralnej. Potem czeka tylko na akceptację przełożonych. My jako dział IT widzimy, czy mamy potrzebną licencję w puli rezerwowej, czy też należy ją zakupić. Lepiej zarządzamy zakupami licencji i kontrolujemy ich koszty.

Grzegorz Kitkowski, Lider Zespołu Wsparcia IT

Na wypadek kontroli legalności oprogramowania możemy na życzenie kontrolerów prześledzić w module Licencje IT losy każdej licencji i jej obecny status

Wydane licencje automatycznie zostają przypisane pracownikowi.

W podobny sposób szefowie zespołów przygotowują stanowisko dla nowo zatrudnionego pracownika – po prostu składając zapotrzebowania na konieczne licencje IT.

A na wypadek kontroli legalności oprogramowania – możemy na życzenie kontrolerów prześledzić w BeeOffice losy każdej licencji i jej obecny status, dodatkowo przedkładając dokumenty poświadczające wydania.

1817 licencji wykorzystywanych w Grupie BCC

W firmie takiej jak nasza, która cały swój biznes opiera na IT: wdrażaniu i produkcji oprogramowania oraz utrzymaniu systemów i infrastruktury IT, porządek na własnym podwórku jest sprawą podstawową.

Moją ambicją jako szefa zespołu odpowiedzialnego za obsługę IT pracowników Grupy BCC jest to, by usługi dla klientów wewnętrznych były świadczone na podobnym poziomie i w oparciu o podobne standardy co dla klientów zewnętrznych. Licencje IT w BeeOffice są jednym z narzędzi służących temu celowi.

Grzegorz Kitkowski
Lider Zespołu Wsparcia IT, BCC

Komputery, telefony i inne sprzęty

W Grupie BCC z modułu BeeOffice Urządzenia korzysta Zespół Administracji do ewidencjonowana telefonów komórkowych oraz w Zespół Wsparcia IT, który administruje pozostałym sprzętem powierzonym pracownikom. Są to głównie notebooki oraz powiązane urządzenia peryferyjne (pamięć zewnętrzna, myszki, zasilacze, karty VPN, słuchawki itp.). Dodatkowo w systemie przechowujemy informacje o przypisanych do pracownika kartach wejściowych, telefonach stacjonarnych itp.

Podobnie jak samochody – każde urządzenie ma swoją metryczkę z pełną informacją oraz historią wydań i zwrotów. Poziom szczegółowości danych jest różny i zależy od wartości sprzętu. U nas najcenniejsze są notebooki, dla których oprócz podstawowych (marka, model, nr seryjny, data zakupu i wydania, nr środka trwałego w SAP) przechowujemy też informacje dodatkowe, takie jak stan urządzenia, data końca gwarancji, nr faktury zakupowej, licencja OEM, wielkość pamięci itp.

Rodzaj pól dodatkowych możemy dowolnie definiować, a następnie np. eksportować dane do Excela w celu dalszych analiz (np. sprawdzenie, które urządzenia są jeszcze objęte gwarancją producenta, wyszukanie konkretnych modeli itp.).

Magdalena Radomska, Menedżer Zespołu Administracji

Urządzenia uporządkowały zarządzanie sprzętem powierzonym pracownikom. Dokładnie wiemy, co, ile i w jakim stanie posiadamy. To pozwala lepiej wykorzystywać firmowy majątek i optymalizować koszty

Na podstawie wprowadzonych danych generujemy (i drukujemy) dedykowane dokumenty wydania, zwrotu lub zniszczenia urządzenia. BeeOffice uporządkowało zarządzanie sprzętem powierzonym pracownikom także dzięki wprowadzeniu jednoznacznych definicji typów urządzeń. Dokładnie wiemy, co, w jakim stanie i ile sztuk posiadamy. Dzięki temu możemy lepiej wykorzystywać firmowy majątek i optymalizować koszty.

7031 urządzeń w ewidencji

I wreszcie ulubiona opcja modułu Urządzenia BeeOffice dla osób zajmujących się administracją firmowym majątkiem: zakładka Inwentaryzacja, w której każdy pracownik widzi swoje urządzenia. Doroczna ewidencja składników majątkowych firmy, w tym sprzętu powierzonego pracownikom jest u nas znacznie łatwiejsza i mniej pracochłonna. Pracownik sam weryfikuje i potwierdza swój stan posiadania, a jeśli występują niezgodności, zgłasza je, określając ich rodzaj.

Magdalena Radomska
Menedżer Zespołu Administracji, External Services, Grupa BCC

Zarezerwuj sobie rzutnik

W Grupie BCC znaczna część na co dzień wykorzystywanego sprzętu i innych zasobów jest współdzielona, bez przypisana do konkretnej osoby. W odniesieniu do sprzętu są to głównie projektory oraz zestawy do telekonferencji. Dużym „wzięciem” cieszą się także salki konferencyjne we wszystkich biurach BCC. Oprócz tego w firmie zgromadziła się już całkiem spora biblioteczka podręczników z zakresu programowania, systemów SAP i pokrewnych. Dodatkowo współdzielonym zasobem są systemy informatyczne – testowe, szkoleniowe, demonstracyjne, a także terminale szkoleniowe. I wreszcie mieszkania służbowe. Na stałe wynajmujemy mieszkania dla pracowników Grupy BCC w Poznaniu, Warszawie i Krakowie – czyli tam, gdzie firma ma swoje biura. Okresowo też korzystamy z wynajętych lokali w miastach, gdzie prowadzimy duże i długotrwałe projekty i taka forma zakwaterowania pracowników podczas delegacji jest bardziej opłacalna niż hotel.

Joanna Maczugowska, Specjalista ds. Administracji

Moduł Rezerwacje pozwala nam zachować porządek w zarządzaniu współdzielonym majątkiem ruchomym i nieruchomym

Oddzielną kategorię stanowią rezerwcje podróży służbowych – co pozwala nam na centralne zarządzanie rezerwacjami hoteli oraz biletów lotniczych.

Pracownicy w imieniu własnym lub współpracowników mogą dokonywać rezerwacji potrzebnych zasobów, czy to na konkretną godzinę (np. salę i rzutnik na spotkanie zespołu roboczego), czy też na wybrany okres (np. kilkudniowa podróż służbowa do Krakowa). Zawsze można sprawdzić, kto zarezerwował dany zasób, na jak długo i do jakich celów (np. na potrzeby prac dla danego klienta).

Moduł Rezerwacje w BeeOffice pozwala nam zachować porządek w zarządzaniu współdzielonym majątkiem ruchomym i nieruchomym.

Wygoda, oszczędność czasu przy organizowaniu spotkania, unikanie sytuacji konfliktowych, gdy dwie osoby chcą skorzystać z ostatniego wolnego rzutnika w tym samym czasie i kolejna mała cegiełka w budowaniu u klientów wizerunku firmy jako organizacji uporządkowanej – te zalety podkreślają pracownicy.

6538 rezerwacji zasobów w 2014 roku

Od strony zarządzania organizacją i kontroli kosztów moduł Rezerwacje daje dostęp do informacji o wykorzystaniu danego zasobu w wybranym okresie. Pomaga odpowiedzieć np. na pytanie, czy potrzebujemy dodatkowego sprzętu do telekonferencji, oraz czy, biorąc pod uwagę jego zajętość, opłaca się utrzymywać mieszkanie firmowe, czy też tańsze byłoby korzystanie z hoteli.

Joanna Maczugowska
Specjalista ds. Administracji, External Services, Grupa BCC

Firmowa tablica ogłoszeń

Efektywna komunikacja i łatwy dostęp do informacji są jednymi z ważniejszych czynników wpływających na „zdrowie” firmy. Naturalne było zatem stworzenie w BeeOffice miejsca, w którym można szybko odnaleźć potrzebne dane, ale też zostawić nieco mniej formalną wiadomość dla innych użytkowników.

Zofia Galasińska, Specjalista ds. Personalnych

Forum to przyjazne medium nieformalnej komunikacji służące do wymiany doświadczeń i informacji, ale również – do integracji pracowników

Jaki jest harmonogram szkoleń wewnętrznych i jak się na nie zapisać? Jakie są warunki grupowego ubezpieczenia dla pracowników Grupy BCC i z kim to załatwić? Na co można dostać dofinansowanie z funduszu świadczeń socjalnych? Gdzie znaleźć odpowiedni wniosek? Pilnie potrzebuję szablon prezentacji i zdjęcia z banku grafik! Ktoś kiedyś coś na ten temat pisał,  ale jak na złość nie mogę teraz znaleźć mejla…

Na takie pytania i problemy łatwo zaradzi właśnie Forum w BeeOffice, gdzie intuicyjnie dostępne są wszystkie informacje, pogrupowane w odpowiednich wątkach tematycznych, prowadzonych przez zespoły kadr, administracji czy marketingu. Wymianie wiedzy, doświadczeń i informacji (np. opisy rozwiązań problemów z konfiguracją systemu, wątki programistyczne) służą zamknięte fora konsultantów.

85 wątków tematycznych

A tablica ogłoszeń działa zgodnie ze swoją nazwą: „czy ktoś może polecić hydraulika w Krakowie?”, „sprzedam rowerek dziecięcy”, „montujemy drużynę na Business Run w Poznaniu i szukamy chętnych”… Forum w BeeOffice pozwala też na odciążenie skrzynek pocztowych osób niezainteresowanych tymi tematami i skupienie się na innych priorytetach. Tto przyjazne medium nieformalnej komunikacji służące do wymiany doświadczeń i informacji, ale również – do integracji pracowników.

Zofia Galasińska
Specjalista ds. Personalnych, External Services, Grupa BCC

Wszystkie powiadomienia w jednym miejscu

Każde zdarzenie w BeeOffice dotyczące naszej sprawy lub wymagające naszego działania jest oznajmiane e-mejlem wysyłanym na firmową skrzynkę pracownika, z którego można przejść bezpośrednio do odpowiedniego formularza. Taki mechanizm jest pomocny przy bieżącej pracy. Ale czasem, w nawale korespondencji, np. po urlopie, łatwo przeoczyć wiadomość – jeśli system wysyła w krótkim czasie kilka bardzo podobnych wiadomości o kolejnym wniosku czy zapotrzebowaniu do zaakceptowania.

Michał Kunze, Dyrektor Działu Rozwoju Oprogramowania

Infobox to rodzaj skrzynki odbiorczej, a zarazem archiwum, gromadzące w jednym miejscu wszystkie istotne dla użytkownika powiadomienia

Tu z pomocą przychodzi Infobox. To rodzaj skrzynki odbiorczej, a zarazem archiwum, gromadzące w jednym miejscu wszystkie istotne dla użytkownika powiadomienia. Tu znajdziemy nasze sprawy w toku, z ich aktualnym statusem. Zarówno te, które wymagają naszej reakcji (np. wnioski urlopowe czy delegacje podwładnych czekające na akceptacje), jak i te, których jesteśmy podmiotem (np. Twój wniosek zakupowy został zaakceptowany). Z tego poziomu – przechodząc bezpośrednio do szczegółów danego wniosku – można załatwić wszystkie sprawy.

ponad 1500 wiadomości miesięcznie we wszystkich Infoboxach pracowników

Michał Kunze
Dyrektor Działu Rozwoju Oprogramowania, Członek Zarządu BCC

Biuro Projektów, czyli przykład Funkcji, na którą czekacie

Zarządzanie projektami w module Biuro Projektów to przykład obsługi specyficznych potrzeb firmy w BeeOffice. W tym wypadku nie mamy do czynienia z obsługą procesów administracyjno-biurowych, ale z główną działalnością biznesową BCC: prowadzeniem prac projektowych dla klientów. Jedną z zalet wykorzystania w tym celu BeeOffice jest możliwość integracji informacji z różnych obszarów, np. planowania konsultacji, monitorowania przychodów czy rozliczania podróży służbowych.

Michał Jasiński, Kierownik Biura Projektów

Biuro Projektów obsługuje specyficzne potrzeby BCC związane z planowaniem projektów i przychodów. To przykład tego, co w BeeOffice określa się jako Funkcja, na którą czekacie

BeeOffice wspiera zarządzanie portfelem projektów w dwóch podstawowych wymiarach: planowania strategicznego (konsultanci, zasoby) oraz nadzoru operacyjnego (monitoring, rozliczenia). W tych procesach uczestniczą kierownicy projektów, liderzy zespołów wdrożeniowych i serwisowych, konsultanci, a także pracownicy administracji.

ponad 400 projektów rocznie o różnej skali i różnym charakterze

Moduł Biuro Projektów stanowi także jedno z ważnych źródeł informacji kontrolingowej. Informacje strategiczne i dane operacyjne pozwalają monitorować i oceniać przebieg projektu oraz prognozować jego rentowność.

Michał Jasiński
Kierownik Biura Projektów, BCC

Grupa BCC wspiera zarządzanie firmami i instytucjami, dostarczając zaawansowane narzędzia IT oraz usługi konsultingowe i outsourcingowe. Do Grupy BCC należą spółki: BCC – świadcząca usługi związane z systemami SAP i outsourcingiem IT; 7milowy – specjalizujący się we wdrożeniach, rozwoju i wsparciu systemu SAP dla firm średniej wielkości; oraz External Services – ekspert w zakresie usług BPO świadczonych na systemie SAP, w tym outsourcingu w zakresie naliczania płac i administracji kadrami.
BeeOffice: Banalne sprawy, praktyczne rozwiązania

Nasze referencje

Poradniki

Aktualności

Udostępnij

Formularz kontaktowy





Napisz maila lub zadzwoń

M: bcc@bccgroup.com
T: 61 827 7000

Business Consulting Center Sp. z o.o.

Centrala w Polsce:
Złotniki, ul. Krzemowa
62-002 Suchy Las k. Poznania