Najlepsze praktyki zarządzania usługami IT

Dedykowana organizacja serwisowa BCC zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów outsourcingowych.

Jesteśmy firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach SAP, outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania. Wspieramy biznes naszych klientów.

Dlatego nasze hasło brzmi: IT makes business better

Jesteśmy częścią Grupy SNP, światowego lidera w zakresie transformacji środowisk SAP

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

"Lepszy Biznes" to magazyn klientów BCC. Czytaj setki artykułów, przydatnych w przygotowaniu i realizacji projektów IT.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że BCC jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Sokołów: Apetyt na SAP

Sokołów stawia na innowacje
Trwający kilkanaście miesięcy projekt wdrożeniowy SAP, ponad 70 uczestniczących w nim osób, a wcześniej duży wysiłek włożony w restrukturyzację spółki i unowocześnienie procesów biznesowych – ostatnie lata były pracowite nie tylko dla kadry menedżerskiej Grupy Sokołów. O efektach tej pracy z perspektywy firmy i swojego stanowiska opowiadają osoby zaangażowane w projekt SAP.

Szynka na świątecznym stole, kanapki do pracy, kiełbaska na grillu czy konserwa turystyczna w plecaku – marka Sokołów towarzyszy nam na co dzień. Sprawdzone receptury, najwyższa jakość surowca, nowoczesne linie produkcyjne i zaangażowanie pracowników składają się na sukces firmy. Grupa Sokołów wiedzie prym także w sferze IT: od maja 2010 r. – jako pierwsza duża firma z branży mięsnej w Polsce – korzysta z systemu SAP ERP w szerokim zakresie funkcjonalnym.

Złożona struktura spółki była jednym z największych wyzwań we wdrożeniu SAP i równocześnie wyznaczyła linie podziału projektu na kolejne etapy. Obecnie trwają prace nad objęciem rozwiązaniem SAP centrów dystrybucyjnych. Równie ważnym wyzwaniem było objęcie systemem specyficznych dla branży procesów. Obsługa skupu żywca, dystrybucja i rozliczanie opakowań zwrotnych, a także planowanie i rozliczanie transportu wiązało się z potrzebą zbudowania innowacyjnych narzędzi w SAP.

O korzyściach z SAP mówią przedstawiciele Sokołowa:

  • Wanda Tomaszewska, Zastępca Dyrektora ds. Finansowych, Główna Księgowa
  • Zbigniew Kostka, Dyrektor Biura Kontrolingu
  • Paweł Traczyk, Dyrektor Spółki ds. Logistyki
  • Robert Chmiel, Zastępca Dyrektora ds. Skupu
  • Bogdan Biłas, Dyrektor ds. Informatyki

Wanda Tomaszewska, Zastępca Dyrektora ds. Finansowych, Główna Księgowa, Grupa Sokołów

Po pierwsze centralizacja finansów

Wanda Tomaszewska
Zastępca Dyrektora ds. Finansowych, Główna Księgowa, Grupa Sokołów

Wprowadzenie zintegrowanego systemu informatycznego SAP w struktury siedmiu zakładów spółki Sokołów było zadaniem trudnym, jednak już teraz, po kilku miesiącach, widzimy, ile usprawnień wprowadził w bieżącej pracy i jak duże korzyści dzięki niemu osiągamy. 

Z mojego punktu widzenia, jako głównego księgowego, najważniejsza jest centralizacja Działu Księgowości, ponieważ usprawnia zarządzanie finansami spółki oraz zapewnia bieżącą kontrolę nad przepływem środków pieniężnych. System daje pracownikom księgowości możliwość analizowania, planowania, zarządzania sprzedażą i dystrybucją od momentu zamówienia do przyjęcia zapłaty, co znacznie poprawia proces obsługi klienta, a także współpracę z dostawcami. Raporty są tworzone według indywidualnych potrzeb użytkownika.

Informatyzacja pracy oznacza redukcję liczby obciążeń wystawianych pomiędzy zakładami oraz obniżenie kosztów księgowych dzięki ograniczeniu powielania, przesyłania i księgowania papierowej formy dokumentów. W SAP wszystkie dane finansowe są rejestrowane automatycznie w trakcje wykonywanych operacji, dzięki temu są zawsze kompletne, precyzyjne i dostępne online, a system umożliwia przeprowadzanie wielu operacji jednocześnie.

Szeroki dostęp do informacji pozwala na swobodną obserwację danych wprowadzanych przez innych użytkowników wewnątrz firmy. To pozwala na wczesne wykrycie niepokojących sygnałów, a tym samym sprawne likwidowanie wszelkich niezgodności.

W pełni zautomatyzowane procesy pozwalają na szybkie zamykanie okresów księgowych, a w tym: rozliczanie odchyleń i kosztów, wyceny bilansowe otwartych pozycji aktywów i pasywów, przegrupowania na kontach, wiekowanie należności i zobowiązań.

Dostępny jest aktualny podgląd sprawozdania finansowego, bez konieczności ingerowania i przenoszenia danych do innych podsystemów, z możliwością generowania sprawozdania jednocześnie za okres bieżący i poprzedni. Znacznie łatwiejsze jest sporządzanie deklaracji podatkowych, statystycznych i celnych, a dodatkowo dostępna jest funkcja bezpośredniego ich wysyłania drogą elektroniczną.

Centralizacja zarządzania finansami oznacza jednolitą sprawozdawczość finansową w każdej jednostce. Brak usystematyzowania w poprzednim planie kont wynikający z faktu, że przed 1 maja 2010 r. wszystkie oddziały dysponowały odrębnymi systemami informatycznymi, nie pozwalał na łatwe porównywanie danych między poszczególnymi zakładami. Wspólny plan kont to znaczny postęp w analizie danych finansowych, ponieważ ujednolicił ewidencję i raportowanie zdarzeń gospodarczych.

System SAP pozwala nam analizować należności wszystkich klientów na poziomie centralnym. Do uzyskiwania kompletnych informacji o kliencie wykorzystujemy narzędzie Single Customer View, pozwalające na pełną analizę danych na jednym ekranie.

W momencie wystawienia faktur sprzedaży następuje bezpośrednie ich księgowanie w systemie, co ułatwia monitorowanie i kontrolę zadłużenia kontrahentów. Możliwość automatycznego wczytywania i uzgadniania wielopozycyjnych specyfikacji płatności jest szczególnie istotna przy rozliczaniu z dużymi kontrahentami.

Na początku stycznia, przy okazji zmiany stawek VAT, system przeszedł pomyślnie ważny test. Przygotowaliśmy się do tej operacji z wyprzedzeniem, identyfikując wszystkie przypadki wymagające niezbędnych konwersji związanych z ich zmianą. Niezbędne prace wykonane zostały w dogodnym terminie, bez konieczności blokowania innych prac, co pozwoliło zachować pełną kontrolę zmienionych kodów PKWiU i stawek. Także weryfikacja zmian w samym systemie odbyła się automatycznie. Również kwalifikowanie kosztów do podatku dochodowego jest bardzo dobrze zamodelowane.Wykorzystujemy także rozwiązanie do obsługi dwóch okresów rozliczeniowych, bo jako spółka mająca zagranicznych właścicieli prowadzimy dodatkowo księgowość zgodnie z duńskim rokiem obrachunkowym, który jest inny niż kalendarzowy. Księgowanie w drugim okresie odbywa się automatycznie w taki sposób, że w czasie aktualizacji dokumentów dokonuje się również księgowanie do okresu duńskiego. SAP pozwala nam wyeliminować wszelkie możliwe błędy w tym procesie.

Zarządzanie aktywami spółki w SAP wpłynęło na usprawnienie bieżącej analizy zadań inwestycyjnych i ewidencji zapasów magazynowych, co pozwoliło efektywniej zarządzać majątkiem firmy. Obecnie automatyczne zaczytywanie danych z systemów bankowych dla transakcji przychodzących i wychodzących odbywa się sprawniej, a warto podkreślić, że w tak dużej firmie jak nasza są to tysiące operacji dziennie.

Kolejnym dużym ułatwieniem pracy księgowości jest narzędzie do wczytywania wielopozycyjnych poleceń księgowania z plików Excel. W naszym przypadku, ze względu na bardzo rozbudowane miejsca powstawania kosztu, pliki te liczą nawet ponad tysiąc pozycji. Proszę sobie tylko wyobrazić, ile czasu trzeba by poświęcić na ręczne wprowadzenie tylu pozycji. Obecnie dane te można zaczytać automatycznie.

Mimo swojej złożoności system okazał się przejrzysty i prosty w obsłudze. Już planujemy jego rozbudowę, m.in. wdrożenie workflow. Dzięki połączeniu Workflow z SAP-em uzyskamy pełną kontrolę nad dokumentami z zewnątrz od chwili wpływu do firmy, poprzez proces akceptacji, aż po wygaśnięcie zobowiązania.

Priorytetowa kontrola kosztów

Zbigniew Kostka
Dyrektor Biura Kontrolingu, Grupa Sokołów

Branża mięsna to duża zmienność popytu, sezonowości w dostępności surowca oraz duża konkurencyjność producentów krajowych i zagranicznych. W związku z tym występujące znaczne wahania cen skupu surowca oraz zmiany cen sprzedaży wymagają dogłębnych analiz różnego prze-kroju, nie tylko kosztowego, w celu bieżącego reagowania na te zmieniające się warunki zaopatrzeniowo-handlowe.

Do tego dochodzi wieloasortymentowość sprzedaży – Grupa Sokołów ma w ofercie kilka tysięcy różnorodnych pozycji asortymentowych, w tym wędliny, wyroby garmażeryjne, dania gotowe, konserwy, tłuszcze, karmę dla zwierząt i oczywiście mięso. Kolejnym wyróżnikiem – niekorzystnym z naszego punktu widzenia – są bardzo niskie marże sprzedażowe, na poziomie kilku procent na poszczególnych asortymentach.

W takich warunkach rynkowych kontrola kosztów na każdym etapie – od cen skupu, poprzez koszty produkcji, po koszty sprzedaży – jest priorytetem kontrolingu. Oczekuje się od nas dokładnej analizy i kalkulacji kosztów produkcji, dotarcia do źródła i celu kosztu oraz szybkiego reagowania na wahania rynkowe i odchylenia od oczekiwanych wyników.

Granice działania kontrolingu wyznaczają informacje, do jakich mamy dostęp, i sprawność narzędzi informatycznych. Od połowy 2010 r. podstawowym narzędziem raportowania i analizy danych w Sokołowie jest kontroling w SAP ERP.Wdrożenie narzędzi kontrolingowych SAP wymagało restrukturyzacji i ujednolicenia obszarów finansowo-księgowych oraz kontrolingowych i scentralizowania tych funkcji. Spójna struktura kont rodzajowych i miejsc powstawania kosztów we wszystkich jednostkach spółki umożliwia rzetelną jednolitą ewidencję kosztów, a następnie analizę i porównywanie danych i wyników pomiędzy zakładami, oddziałami czy obszarami funkcjonalnymi kosztów.

SAP to jednolity system raportowania i jedno centralne źródło danych dla zagregowanych raportów, które są obecnie podstawą do analizy sytuacji firmy i podejmowania decyzji zarządczych. Informacje z różnych poziomów zarządzania, w różnych przekrojach i zestawieniach są dostępne w bardzo krótkim czasie, a niektóre praktycznie od ręki.

Do chwili wdrożenia SAP oddziały i spółki zależne działały w dużej mierze na własny rachunek i właściwy kontroling odbywał się na niższych poziomach. Na szczeblu centralnym odpowiedzialne komórki zbierały i analizowały wyniki na podstawie raportów „z dołu do góry”. Ten proces zawsze był wydłużony – by uzyskać kompletną informację, należało czekać na wyniki z wszystkich spółek i zakładów. Zarząd miał dostęp do ogólnych, cyklicznie aktualizowanych raportów, ale nie miał możliwości tak szybkiego wglądu w konkretne, bardziej szczegółowe i aktualne dane o wybranym zakładzie, ograniczona była możliwość ich przetwarzania.

Ujednolicenie i krótki czas dostępu do danych z jed-nostek – oddziałów, zakładów, komórek – to największa korzyść w stosunku do wcześniej wykorzystywanych narzędzi. Globalna informacja o wszystkich zapisach zdarzeń gospodarczych jest w SAP – mamy do niej bieżący dostęp, praktycznie do poziomu pojedynczego dokumentu.

SAP wymógł reorganizację planu kont księgowych, rodzajowych i funkcjonalnych oraz obszarów kosztowych na oddziałach produkcyjnych. Księgowanie centralne oraz usystematyzowanie i ujednolicenie pozwoliło nam na pełną porównywalność zdarzeń gospodarczych pomiędzy różnymi komórkami funkcjonalnymi.

Oczywiście koszty, a szczególnie analityka kosztowa ma dla nas strategiczne znaczenie. W bieżącym zarządzaniu operacyjnym raporty o kosztach z każdej komórki organizacyjnej, wielkości produkcji, sprzedaży do poszczególnych klientów czy grup klientów, koszcie wytworzenia danego asortymentu czy wysokości marży w odniesieniu do pojedynczego produktu, klienta, kanału dystrybucji czy zakładu to podstawa bieżących działań kontrolingowych. Bieżąca dostępność do danych pozwala szybko analizować sytuację i szybko reagować, dokonując np. korekt cen sprzedaży lub zakupu surowca.

Oprócz działalności analitycznej biuro kontrolingu, jak sama nazwa mówi, pełni funkcję kontrolną a co za tym idzie mamy również zasadniczy wpływ na inicjowanie niezbędnych zmian w różnych sferach organizacji. Nasze zadanie to także wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości. Część naszych zadań to działania typowo księgowe, bo kontroling w SAP analizuje koszty, wydaje dyspozycje korekt i rozlicza je na koniec miesiąca, badając pod względem poprawności zaksięgowania i zamyka księgę materiałową. W systemie dokonujemy całościowej kontroli oddziałów i całej spółki.

SAP pozwala nam też śledzić wykonanie zadań budżetowych, identyfikować niezgodności i odchylenia i aktualizować założenia budżetowe. Aktualne budżety są rozliczane w systemie, choć powstawały jeszcze poza SAP, przed jego uruchomieniem. Przed nami pierwsze budżetowanie w systemie na przyszły rok.

Ciągle jeszcze jesteśmy w okresie przejściowym – w najbliższej przyszłości systemem sukcesywnie będą obejmowanie kolejne obszary i jednostki organizacyjne – obecnie pracujemy nad włączeniem do SAP naszych centrów dystrybucyjnych. Od grudnia w systemie pracuje już Iglomeat w Dębicy. Być może w dalszej przyszłości systemem objęte zostaną spółki zależne związane z hodowlą, usługami transportowymi i remontowymi. Decyzja zapadnie po zakończeniu wdrożenia wszystkich niezbędnych modułów SAP w spółce macierzystej oraz od decyzji Zarządu.

Na razie nie można więc jeszcze mówić o pełnej konsolidacji wyników finansowych całej Grupy Kapitałowej w oparciu o dane pochodzące wyłącznie z ERP. Niemniej jednak poprzez odpowiednie urządzenia i programy informatyczne wszystkie zagre-gowane dane z tych podmiotów trafiają do SAP i ra-portowanie skonsolidowane na potrzeby zarządu i właścicieli jest sukcesywnie uruchamiane w coraz szerszym zakresie w module SEM BCS.

Paweł Traczyk, Dyrektor Spółki ds. Logistyki, Grupa Sokołów

Dystrybucja do wymagających klientów

Paweł Traczyk
Dyrektor Spółki ds. Logistyki, Grupa Sokołów

Jednym z ostatnich etapów restrukturyzacji spółki Sokołów, która rozpoczęła się jeszcze w 2000 r., był proces specjalizacji poszczególnych zakładów. Dzięki temu mogliśmy obniżyć koszty produkcji, przy jednoczesnym podnoszeniu jakości naszych wyrobów. Specjalizacja produkcji w naszych zakładach rozrzuconych na teranie całej Polski stanowi jednak bardzo duże wyzwanie dla dystrybucji.

Sokołów SA posiada sieć dystrybucyjną, której głównymi elementami są zakłady produkcyjne i przynależne do nich magazyny logistyczne oraz sieć własnych hurtowni firmowych. Do tego dochodzi oczywiście bezpośrednia współpraca z dużymi sieciami handlowymi, klientami hurtowymi oraz partnerami w relacji B2B.

Sprawna dystrybucja mięsa i wędlin w tak rozległej i mającej różnorodne wymagania sieci odbiorców przy uwzględnieniu organizacji produkcji to najważniejsze zadania, jakie postawiliśmy przed systemem SAP w tym zakresie.

Podstawą efektywnej obsługi klienta jest zapewnienie dostępności naszych produktów w określonym czasie i jakości. Klienci stawiają przed nami bardzo wysokie wymagania, czasami bardzo specyficzne, np. dostawy towarów na wisząco. Zdarza się, że dostawa musi spełniać warunki przewozu w trzech przedziałach temperaturowych na jednym samochodzie.

Szczególnie wysokie oczekiwania mają sieci handlowe. Chcą składać możliwie jak najmniej zamówień, obejmujących szeroki asortyment towarów, które powinny być dostarczane do poszczególnych sklepów i magazynów najmniejszą możliwą liczbą samochodów, a najlepiej, aby była to jedna dostawa. Także czas od złożenia zamówienia do dostawy powinien być jak najkrótszy, a sama dostawa zrealizowana w czasie wyznaczonym co do minuty.

Przy specjalizacji produkcji w naszych siedmiu zakładach spełnienie tych wszystkich wymagań to bardzo duże wyzwanie. Musimy tak zorganizować przesyłanie towarów i informacji pomiędzy naszymi magazynami logistycznymi, by z każdego z nich można było wysłać kompletny transport, zawierający na przykład salami z oddziału w Dębicy, szynkę z Sokołowa Podlaskiego, mięso wołowe produkowane w Kole, czy parówki wytwarzane w Czyżewie itd.

System SAP gromadzi wszystkie dane o zamówieniach i stanie rozrachunków z danym klientem w jednym miejscu, niezależnie od tego, przez który z naszych zakładów klient jest obsługiwany. Sprawny i szybki przepływ informacji i ich dalsza redystrybucja w systemach logistycznych pozwalają nam na dużą oszczędność czasu i realizację powyższych zadań logistycznych.

Wdrożenie SAP wiązało się z ujednoliceniem procesów biznesowych w łańcuchu dostaw. Poprzednio poszczególne zakłady i spółki w grupie działały według różnych zasad, obsługując klientów bardziej jako zakłady mięsne z Sokołowa Podlaskiego czy z Jarosławia, a nie jako jedna firma.

Dziś wszystkie podmioty produkcyjne działają według tych samych zasad – wobec klientów występujemy jako Sokołów SA, spółka, która i gwarantuje kompleksową obsługę od zamówienia, przez dostawę, zapewniając właściwą jakość, aż po rozliczenie finansowe. To szczególnie ważne z punktu widzenia dużych klientów sieciowych, których obsługujemy na terenie całego kraju.

Dostępne praktycznie online raporty z SAP pozwalają nam na bieżąco śledzić stany magazynowe, poziom rozliczeń finansowych z klientami, braki w realizacji zamówień.

Informacje o bilansie masy towarowej czy raporty sprzedażowe dostarczają rzetelnej podstawy do podejmowania zarówno decyzji strategicznych, jak i decyzji w codziennych działaniach operacyjnych, takich jak: korekty związanie z zakupem surowca potrzebnego do zaspokojenia zamówień czy przesunięcia magazynowe. W branży mięsnej czas, w jakim możemy dotrzeć do informacji i podjąć działania korygujące, jest czynnikiem kluczowym.

Podstawą jest sprawna dystrybucja mięsa i wędlin w tak rozległej i różnorodnej sieci odbiorców

Oprócz standardowych funkcji systemu SAP zbudowano narzędzia do obsługi obrotu opakowaniamizwrotnymi i transportu. W Grupie Sokołów wysyłamy miesięcznie kilkaset tysięcy specjalistycznych opakowań zwrotnych, atestowanych zgodnie z normami określającymi warunki przewozu żywności. Pojemniki i palety do transportu mięsa i wędlin to materiały o znacznej wartości, które są w ciągłym ruchu pomiędzy naszymi zakładami, centrami dystrybucyjnymi i klientami.

Przed wprowadzeniem SAP rozliczenie opakowań odbywało się na linii zakład produkcyjny – klient. Pojemniki były przypisane do konkretnego zakładu i czekały u klienta, by zabrał je transport jadący do tej konkretnej lokalizacji. Trudno było zapanować nad zapewnieniem stałej dostępności pojemników w zakładach, poza tym ponosiliśmy dodatkowe koszty transportu, a relokacja zapasów była trudna.

Obecnie w centralnej bazie danych w każdej chwili mamy dostęp do informacji, ile pojemników i jakiego rodzaju znajduje się u poszczególnych klientów, ile jest w zakładach czy hurtowniach. Możemy koordynować odzyskiwanie i dystrybucję opakowań zwrotnych na poziomie spółki, a nie pojedynczego zakładu. W praktyce oznacza to, że klienci zwracają opakowania przy okazji kolejnej dostawy, bez względu na to, dokąd jedzie lub skąd przyjechał nasz samochód.

Centralnie sterujemy ruchem opakowań zgodnie z potrzebami. Możemy sparametryzować proces rotacji pojemników i palet, by zoptymalizować ich liczbę w poszczególnych lokalizacjach i zapewnić ich stałą dostępność zgodnie z potrzebami. Elastyczne sterowanie ruchem szczególnie pojemników pozwala nam także optymalizować trasy transportów. Obecnie to, dokąd odwozimy opakowania, jest kwestią wyboru, nie przymusu. Zyskaliśmy znaczną elastyczność działania i duże pole do oszczędności.

Te narzędzia dystrybucyjne są powiązane z kolejnym rozwiązaniem, zbudowanym w SAP zgodnie z naszymi wymaganiami, to jest narzędziem do obsługi transportu. Jego podstawowe funkcje to budowanie optymalnych tras dla dostaw towaru i opakowań zwrotnych oraz rozliczanie środków transportu na poszczególne kierunki sprzedażowe.

Mamy sparametryzowane odległości na poszczególne trasy, więc sprawdzając dokumentację transportową, nie musimy tracić czasu na weryfikację liczby przejechanych kilometrów. To umożliwia automatyczne rozliczenie i księgowanie kosztów transportu. Objęliśmy tym rozwiązaniem wszystkie oddziały i osoby zarządzające transportem, co pozwoliło zoptymalizować kolejny element łańcucha dostaw.
SAP – współpracując z innymi systemami wspierającymi obszar logistyki – dał pełen obraz kosztów związanych z dystrybucją i w niektórych obszarach pozwolił je zracjonalizować. Ciągle jeszcze uczymy się nowego rozwiązania, ale mogę powiedzieć, że wychodzi nam to coraz lepiej.

Podstawowym celem wdrożenia SAP w logistyce było podniesienie jakości obsługi klienta oraz poprawa efektywności działań spółki. To w dużej mierze, już po kilku miesiącach pracy z systemem, udało się osiągnąć. Jednak nigdy nie jest tak dobrze, by nie mogło być lepiej. System jest cały czas rozwijany i modyfikowany. Obecnie pracujemy między innymi nad rozwiązaniem do obsługi etykiet cenowych i dostarczania ich bezpośrednio na produkcję. W dalszej perspektywie planujemy też kolejne prace rozwojowe związane z wykorzystaniem systemu SAP w obszarze planowania produkcji.

Zasadne innowacje
Równoczesne prace i start systemu w wielu zakładach, oddalonych od siebie o setki kilometrów – to jedne z największych wyzwań w kierowaniu projektem w Sokołowie. Dążenie do centralizacji i ujednolicenia procesów w spółce wielozakładowej, przy tak dużej liczbie i złożoności procesów oznaczało wiele dylematów i trudnych decyzji do podjęcia.
To było pierwsze tak duże wdrożenie w branży mięsnej w Polsce, więc opracowaliśmy kilka pionierskich rozwiązań, m.in. w zarządzaniu transportem czy opakowaniami zwrotnymi. Szczególnie zadowoleni jesteśmy z autorskiego narzędzia do obsługi i rozliczania skupu. Kontraktacja to ważny proces nie tylko w branży mięsnej. Podobne modele biznesowe występują w innych firmach prowadzących skup płodów rolnych od hodowców i plantatorów.
Sokołów stawia na innowację w każdej sferze działalności. Unowocześnianie linii produkcyjnych, platformy sprzętowej i aplikacyjnej to jedno. Drugą stroną tego medalu są ciągle podnoszone kompetencje pracowników. Nasi partnerzy po stronie Sokołowa byli nie tylko kompetentni i świetnie znali swój biznes, ale też byli otwarci na zmiany i konieczność nauki. Tworząc koncepcję, nie mieliśmy trudności z przekonaniem pracowników Sokołowa do zmian w procesach czy innowacji – o ile tylko byliśmy w stanie uzasadnić, że nowe podejście będzie korzystniejsze dla  firmy.

Piotr Mróz,
Kierownik Projektu, BCC

Robert Chmiel, Zastępca Dyrektora ds. Skupu, Grupa Sokołów

Skup żywca – innowacja w SAP

Robert Chmiel
Zastępca Dyrektora ds. Skupu, Grupa Sokołów

Sokołów posiada pięć oddziałów produkcyjnych, w których wykonywany jest ubój żywca. Trzy z nich zajmują się ubojem trzody, dwa pozostałe – bydła. Potrzebowaliśmy wspólnego narzędzia, w którym moglibyśmy obsługiwać skup i ubój żywca.

Jako Zastępca Dyrektora ds. Skupu odpowiadam w spółce Sokołów za zakup i rozliczenie trzody chlewnej. Wspólnie z Leszkiem Jakielskim, Zastępcą Dyrektora ds. Skupu bydła, odpowiadaliśmy za przygotowanie koncepcji i wdrożenie rozwiązania do obsługi skupu żywca w SAP po stronie Sokołowa. W ten pionierski projekt, wykorzystujący niestandardowe narzędzia SAP, byli także zaangażowani konsultanci BCC.

W naszej spółce podobne mechanizmy są wykorzystywane zarówno przy zakupach trzody, jak i bydła, różnice w sposobach rozliczania zostały również uwzględnione w opracowanym rozwiązaniu. Sokołów ma 5 oddziałów produkcyjnych, w których wykonywany jest ubój żywca. Trzy zajmują się ubojem trzody, 2 pozostałe – bydła. Przed wdrożeniem SAP nie mieliśmy wspólnego narzędzia do rozliczania uboju.

Każdego dnia do uboju trafia żywiec od ponad stu dostawców. W chwili obecnej w bazie danych mamy zarejestrowane łącznie kilka tysięcy dostawców żywca i liczba ta nadal rośnie. Naszym podstawowym źródłem pozyskiwania żywca do uboju są umowy kontraktacyjne. Bilans uzupełniamy poprzez skup z wolnego rynku i od pośredników, tzw. dealerów.

Przed wdrożeniem SAP proces zakupu rozpoczynał się od uzgodnień warunków transakcji z dostawcą, a po uboju do dostawy był przyporządkowywany odpowiedni cennik.

W SAP proces zakupu rozpoczynamy o wiele wcześniej, kilka miesięcy przed ubojem, od dokonania „nastawienia”, czyli rozpoczęcia tuczu tuczników lub opasu bydła. Już wtedy umowa jest rejestrowana w systemie SAP. Przez kolejne miesiące rejestruje się wszystkie zmiany w stanie ilościowym stada, to znaczy upadki i sprzedaże do uboju.

Przed każdą sprzedażą producent dokonuje zgłoszenia sztuk do sprzedaży, a pracownik Działu Skupu wprowadza zamówienie do systemu, podając wszystkie warunki dla danej transakcji, między innymi: cenę podstawową, limit wagowy, rodzaje dopłat, które mają być zastosowane oraz warunki dostawy i odbioru zwierząt.

Po uboju i wprowadzeniu danych ubojowych do systemu SAP następuje tak zwane „parowanie” – dane ubojowe łączy się z konkretnym zamówieniem i dokonuje rozliczenia dostawy. Każda sztuka zarówno trzody, jak i bydła rozliczana jest indywidualnie i teoretycznie każda sztuka z tej samej dostawy może ostatecznie mieć inną średnią cenę. Przy zakupach z umów kontraktacyjnych i programowych po każdej sprzedaży zwierząt aktualizuje się liczbę dostępnych sztuk do danej umowy oraz wylicza procent realizacji umowy. Jeżeli dostawcą jest rolnik ryczałtowy, zwolniony z podatku VAT, Sokołów wystawia faktury w imieniu dostawcy (RR).

Przygotowane w SAP raporty umożliwiają sporządzanie zestawień dla różnych instytucji, np. Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, oraz na wewnętrzne potrzeby.

Rozwiązanie łączy w jednym systemie wiele obszarów: zakup żywca i surowców, logistykę, księgowość, sprzedaż i kontroling. Pozwala zebrać dane z wielu lokalizacji i prezentować je w jednolitej strukturze.

Jedno źródło danych wykorzystywanych na wielu płaszczyznach gwarantuje spójność i ogranicza ryzyko błędów.

Mamy możliwość wielokierunkowej analizy, przydatnej przy podejmowaniu decyzji biznesowych w zakresie zakupu żywca i surowca. Dysponujemy także wielopłaszczyznową bazą danych o dostawcach i stadach, co w dłuższej perspektywie pozwoli nam wpływać na jakość surowca.

Wykorzystujemy innowacyjne rozwiązania w rejestracji, realizacji i kontroli umów kontraktacyjnych i programowych. Nowe rozwiązania organizacyjne, w tym na przykład usprawnienie systemów informacyjnych oraz zarządzania, pozwoliły nam poprawić produktywność i efektywność. Cały proces zakupów podlega ścisłej kontroli. Dzięki systemowi zabezpieczeń i uprawnień kontrolujemy dostęp do informacji, co znacznie zwiększyło poufność danych. Wszystkie raporty i analizy są dostępne online w każdej lokalizacji firmy. To wygodne i szybsze rozwiązanie, które znacznie usprawnia pracę, a dodatkowo oszczędzamy energię i materiały biurowe. Przy naszej skali działania to już konkretne kwoty.

Narzędzie, z którego korzystamy, to innowacyjne wykorzystanie systemu SAP do kompleksowej obsługi procesu transportu żywca, od zlecenia transportowego, poprzez załadunek, transport, rozładunek, przyjęcie żywca u odbiorcy, do rozliczenia i zaksięgowania kosztów frachtu.

 Bogdan Biłas, Dyrektor ds. Informatyki, Grupa Sokołów

Projekt dziesięciolecia

Bogdan Biłas
Dyrektor ds. Informatyki, Grupa Sokołów

Sokołów SA ciągle i na wielu płaszczyznach doskonali procesy biznesowe. Dwa lata temu obszarem, któremu uważnie się przyglądaliśmy, była sfera szeroko rozumianej informatyzacji firmy. Codzienne wyzwania biznesowe skłaniają nas do daleko idącej unifikacji i standaryzacji w IT, jednak przy uwzględnieniu specyfiki poszczególnych zakładów produkcyjnych wynikającej z szeroko zakrojonej specjalizacji.

Przed wdrożeniem SAP każdy zakład i spółka zależna dysponowały autonomicznym oprogramowaniem do zarządzania. Ze względu na liczbę lokalizacji można się było wówczas doliczyć kilkunastu różnego rodzaju systemów. Od momentu startu SAP przejął odpowiedzialność za obsługę większości kluczowych procesów. Pozostawiliśmy tylko te aplikacje, których zastąpienie nowym systemem w naszej opinii było nieuzasadnione biznesowo lub nie wniosłoby nowych wartości.

Projekt SAP od początku był postrzegany jako największe od wielu lat przedsięwzięcie, nie tylko informatyczne. Wdrożenie było i jest jednym z kluczowych elementów restrukturyzacji firmy i na długo przed rozpoczęciem pierwszych prac spowodowało istotne zmiany organizacyjne.

Projekt objął wszystkie oddziały spółki oraz Biuro Zarządu, a także kluczowe procesy. Wdrożono też hurtownię danych oraz platformę PI, która jest łącznikiem między SAP a innymi aplikacjami, m.in. produkcyjnymi, automatycznej identyfikacji produktów, klasyfikacji poubojowej itp. W projekcie bezpośredni udział brało ok. 70 osób. Pełne zaangażowanie całego zespołu pozwoliło uniknąć problemów z wdrożeniem systemu.

W projekt zaangażowana była też kadra kierownicza wyższego szczebla i zarząd, który często stawał przed koniecznością podejmowania trudnych decyzji. Jako szef projektu stwierdzam, że ogromne wsparcie zarządu było bardzo istotne ze względu na zarządzanie ryzykiem projektowym.

4 maja 2010 r., po 17 miesiącach od rozpoczęcia projektu, jednocześnie w sześciu zakładach produkcyjnych oraz w Biurze Zarządu nastąpił start produktywny systemu. Zrealizowaliśmy także rollout do zakładu w Dębicy. W planach mamy dalszą ekspansję SAP. Obecnie trwa wdrożenie w regionalnych centrach dystrybucji. Wdrożony zostanie SAP HR oraz kilka powiązanych rozwiązań. Na implementację czeka moduł planowania produkcji. Zidentyfikowaliśmy również dużą potrzebę budowy systemu usprawniającego szeroko pojmowaną wewnętrzną komunikację, i nie mam tu na myśli poczty elektronicznej.

Za bieżącą obsługę zakładów produkcyjnych oraz realizację wszystkich przedsięwzięć informatycznych w spółce odpowiada Biuro Informatyki Sokołowa, którym mam przyjemność kierować. Obecnie zespół liczy 26 osób. Swoje placówki mamy we wszystkich oddziałach, a siedziba biura oraz centralna serwerownia znajdują się w Sokołowie Podlaskim. Centralizacja służb informatycznych pozwoliła nam na lepsze zarządzanie kompetencjami, zorientowane na biznes szkolenie kadr, a także precyzyjniejsze planowanie i budżetowanie działalności w tym obszarze. Biuro Informatyki uczestniczy również w planowaniu większości przedsięwzięć inwestycyjnych spółki.

Nie bez znaczenia jest możliwość stałego wsparcia i rozwoju jego funkcjonalności. Zdecydowaliśmy się więc na współpracę z firmą BCC w zakresie wsparcia serwisowego i aplikacyjnego SAP. Dzięki temu na bieżąco reagujemy na rodzące się nowe potrzeby biznesowe, tworząc w środowisku SAP narzędzia do ich optymalnej obsługi. Równocześnie systematycznie budujemy własne kompetencje na wielu płaszczyznach. Mamy bogate doświadczenie w zakresie administrowania systemem, nie jest nam też obce programowanie w ABAP lub choćby budowa wspólnie z zespołem BCC niezbędnych interfejsów. Dzięki temu droga od pomysłu do realizacji jest w naszej firmie tak krótka.

W ostatnich latach rola IT w nowoczesnym przedsiębiorstwie się zmieniła. Obecnie IT jest integralną częścią biznesu. Zapewniając różnorodne formy dotarcia do klienta zewnętrznego i wewnętrznego, wspieramy konkurencyjność firmy. Dostarczając kadrze zarządczej precyzyjnych, wiarygodnych i na czas informacji, stwarzamy warunki do podejmowania odpowiedzialnych decyzji i szybkiej reakcji na zmieniające się realia rynkowe.

Także wizerunek informatyka zmienił się diametralnie. W naszym gronie są ludzie, którzy oprócz specjalistycznych kwalifikacji informatycznych mają też wykształcenie biznesowe. Wszystko po to, aby móc nawiązać partnerskie relacje i lepiej rozumieć potrzeby tych, którzy muszą szybko reagować na potrzeby naszych klientów, by budować nową mierzalną wartość w bliższej i dalszej perspektywie.

Grupa Sokołów SA jest jednym z liderów branży mięsnej w Polsce. W skład Grupy wchodzi siedem dużych, nowoczesnych zakładów produkcyjnych: w Sokołowie Podlaskim, Czyżewie, Kole, Jarosławiu, Tarnowie, Dębicy oraz w Robakowie k. Poznania. Należą do niej również spółki zależne: Agro-Sokołów z trzema dużymi gospodarstwami rolno-hodowlanymi, Sokołów-Service – zapewniająca obsługę techniczną, oraz Sokołów-Logistyka. Grupa Sokołów posiada potencjał produkcyjny umożliwiający dzienną produkcję około 1200 ton wysokiej jakości wyrobów. Marka Sokołów jest obecnie najlepiej rozpoznawalna na polskim rynku produktów mięsnych. Rozbudowana sieć sprzedaży obejmująca wszystkie kanały dystrybucji, w tym nowocześnie zorganizowaną sieć własną, zapewniają dostępność produktów na terenie całego kraju. W działalności Grupy ważną rolę odgrywa eksport. Średnio 25-30% ogólnej wielkości sprzedaży trafia na rynki zagraniczne, w tym głównie do Unii Europejskiej.
Więcej informacji: www.sokolow.pl

Zobacz to case study w innym języku

Ta sama treść jest dostępna w serwisie w innym języku:

Zobacz case study - angielski

Nasze referencje

Poradniki

Aktualności

Udostępnij

Formularz kontaktowy





Napisz maila lub zadzwoń

M: bcc@bccgroup.com
T: 61 827 7000

Business Consulting Center Sp. z o.o.

Centrala w Polsce:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania