Najlepsze praktyki zarządzania usługami IT

Dedykowana organizacja serwisowa BCC zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów outsourcingowych.

Jesteśmy firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach SAP, outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania. Wspieramy biznes naszych klientów.

Dlatego nasze hasło brzmi: IT makes business better

Jesteśmy częścią Grupy SNP, światowego lidera w zakresie transformacji środowisk SAP

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

"Lepszy Biznes" to magazyn klientów BCC. Czytaj setki artykułów, przydatnych w przygotowaniu i realizacji projektów IT.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że BCC jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Hortex Holding: E-paski w SAP HR

Bezpieczne medium informacji o wynagrodzeniach
Wyższy stopień poufności informacji o wynagrodzeniach pracowników niż przy tradycyjnej, papierowej formie pasków płacowych, znaczne obniżenie kosztów obsługi procesu ich przygotowania i dystrybucji. Hortex postanowił wykorzystać możliwości, jakie daje rozwiązanie E-paski w SAP HR, dostępne w ofercie EXTRA BCC.

Choć żadne przepisy nie nakazują wydawania zatrudnionym indywidualnych wyciągów z listy płac, w znakomitej większości firm to właśnie paski płacowe wypełniają podstawową rolę informacyjną w zakresie wysokości poszczególnych składników wynagrodzenia oraz obowiązkowych i dobrowolnych składek. Jednak jeśli pracodawca zdecyduje się na taką formę komunikacji z pracownikami, ma do spełnienia szereg warunków związanych z zachowaniem poufności informacji o wysokości zarobków, ochroną danych osobowych i bezpieczną dystrybucją.

Chcąc dopełnić powyższych zobowiązań, firmy korzystają z utajnionych kopert, wymagają podpisu poświadczającego odbiór, wysyłają paski pocztą. Obsługa tego procesu w firmie mającej kilkaset czy kilka tysięcy pracowników to angażujące czasowo zajęcie i dodatkowo kosztowne. Papier, sprzęt i materiały eksploatacyjne oraz koszt wysyłki pocztowej (bo przecież w wielu firmach naliczanie płac jest scentralizowane dla lokalnych oddziałów albo część pracowników na stałe pracuje w terenie) to jedno. Warto sobie też uświadomić, jak wysoki koszt pracy specjalisty płacowego wiąże się z comiesięcznym wydrukowaniem i dystrybucją pasków.

Grupa Hortex zdecydowała się unowocześnić tę formę kontaktu z pracownikami i od marca 2014 r. korzysta z rozwiązania E-paski w SAP HR.

E-paski w SAP HR

Dostępne w ofercie EXTRA BCC E-paski w SAP HR to rozszerzenie standardu SAP, pozwalające przesyłać informacje o wynagrodzeniu e-mailem do pracowników, przy zagwarantowaniu pełnej poufności danych.

Standardowym źródłem informacji dla aplikacji E-paski jest rozliczona aktualna lista płac z SAP HR. Także w systemie, w danych kadrowych pracowników, są zapisane adresy e-mail. Ich lista jest podstawą dystrybucji pasków płacowych. W Horteksie w pierwszym etapie rozwiązanie zostało uruchomione w Polsce dla ponad 400 pracowników.

Jak podkreśla Ewa Kaczor, Manager ds. SAP w Hortex: „Sukcesywnie dołączamy kolejnych pracowników firmy do listy dystrybucyjnej E-pasków. Chcielibyśmy, aby docelowo z rozwiązania mogli korzystać wszyscy pracownicy mający służbowe konta e-mailowe”.

Dodawanie kolejnych pracowników do listy dystrybucyjnej E-pasków jest bardzo proste. Wystarczy zadbać o to, żeby w danych kadrowych pracownika była wypełniona rubryka z adresem e-mail, zaznaczyć odpowiednią opcję i wysłać pracownikowi wygenerowane hasło.

Choć zgodnie z opinią prawną posiadaną przez BCC nie jest wymagana zgoda pracowników na otrzymywanie korespondencji mailowej od pracodawcy – w Horteksie zdecydowano się taką zgodę uzyskiwać.

Poufność

Pasek płacowy wysyłany z systemu to po prostu plik PDF, stanowiący załącznik do standardowej wiadomości e-mail. PDF jest zaszyfrowany i do jego odczytu wymagane jest hasło.

Rozwiązanie spełnia wysokie wymagania poufności i ochrony danych, dzięki dającym wysoki poziom bezpieczeństwa sposobom szyfrowania.

Hasła, wygenerowane przez generator haseł losowych, zostały przekazane pracownikom jeszcze przed wysłaniem pierwszych pasków. W wypadku jego zapomnienia, zagubienia lub odtajnienia pracownik może poprosić o wygenerowanie nowego. Taki poziom ochrony daje większą gwarancję poufności niż wcześniej stosowane tradycyjne formy dystrybucji. Zaszyfrowana informacja jest dostępna jedynie dla pracownika dysponującego kontem pocztowym i hasłem do zaszyfrowanego pliku.

Ewa Kaczor, Manager ds. SAP w Hortex

Obecnie dystrybucja pasków do pracowników włączonych do listy dystrybucyjnej zajmuje kilka minut i nie wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów

Dla pracownika

Rozwiązanie E-paski w SAP HR pozostawia pełną dowolność w zakresie wyglądu paska i zawartych w nim informacji – te dane są definiowane na poziomie SAP HR. W Horteksie, dla wygody pracowników, zdecydowano się zachować dotychczasowy, dobrze znany układ graficzny paska, z dołączonym logo firmy.

Aplikacja E-paski to także nowe medium komunikacji z pracownikami, które może być wykorzystywane nie tylko do celów dystrybucji informacji o wynagrodzeniach. Rozwiązanie pozwala na personalizację standardowej wiadomości e-mail (np. imienny nagłówek) oraz jej dowolne formatowanie (HTML). E-mail, oprócz stałych treści (np. klauzuli o zachowaniu poufności), może zawierać dodatkowe, okolicznościowe informacje z życia firmy lub przypomnienia o zdarzeniach kadrowo-płacowych (np. przypomnienie o terminie rocznego rozliczenia podatku, przypomnienie o konieczności wypełnienia wniosku o dodatkowy urlop opiekuńczy itp.).

A jeśli jest taka potrzeba – na prośbę pracownika specjalista płacowy może ponownie przesłać mu pasek za dowolny okres. Taka operacja zajmuje jedynie tyle czasu, ile potrzeba na uruchomienie aplikacji, odszukanie zarchiwizowanej wiadomości i ponowne jej przesłanie.

Dla firmy

E-paski to nie tylko wygoda i oszczędność. Rozwiązanie może pełnić także rolę firmowego archiwum listy płac. W aplikacji przechowywane są wszystkie wysłane do pracowników dokumenty oraz listy płac będące podstawą ich wygenerowania. Dodatkowo takie archiwum – samo w sobie przydatne – daje szerokie możliwości raportowe. Możliwe jest np. sprawdzenie, kiedy (z dokładnością do minuty), przez kogo i dla jakich pracowników paski płacowe zostały wygenerowane (szczegóły logu) i wysłane.

W rozwiązaniu można zdefiniować rodzaj informacji przechowywanej w archiwum (czy tylko informacja o wysłaniu paska, czy również sam e-mail i pasek). System pozwala również na wgląd w status e-maili: gotowy do wysyłki, wysłany, wysyłka nie powiodła się.

Rozwiązanie E-paski w SAP HR może pełnić także rolę firmowego archiwum listy płac

Proste uruchomienie i obsługa

E-paski w SAP HR to rozwiązanie gotowe do użycia, dostępne w formie transportu, „paczki” do zainstalowania na systemie klienta. Niewielkie dostosowania, jakie są konieczne przed uruchomieniem aplikacji, odbywają się już z poziomu systemu klienta i mogą zostać wykonane przez konsultanta BCC lub doświadczonego kluczowego użytkownika SAP.

„Po instalacji rozwiązania w systemie Horteksu dalsze czynności polegające na przypisaniu w danych podstawowych pracownikowi adresu e-mail, zgody na otrzymywanie e-pasków oraz zdefiniowanie treści e-maila przewodniego do e-paska wykonaliśmy samodzielnie. Bardzo pomocne okazały się narzędzia dostarczone wraz z rozwiązaniem pozwalające masowo załadować wcześniej przygotowane informacje. Rozwiązanie jest proste i intuicyjne w obsłudze, nie sprawia żadnych problemów zarówno na etapie dostosowania do specyfiki naszej firmy, jak i bieżącego wykorzystywania” – podkreśla Ewa Kaczor.

Także bieżąca obsługa programu jest bardzo prosta. Specjalista HR wybiera w SAP okres rozliczeniowy (lub konkretną listę dodatkową) oraz pracowników, dla których ma być zrealizowana wysyłka. Ekran wyboru przypomina standardowe ekrany selekcji dla raportów płacowych w SAP HR. Po uruchomieniu raportu operator otrzymuje listę pracowników skojarzoną z danym rozliczeniem. Wysyłka e-maili może być zrealizowana automatycznie do wszystkich osób bądź tylko do wybranych, ręcznie. Pozostaje tylko wciśnięcie przycisku „Wygeneruj i wyślij”.

„W Grupie Hortex od dawna poszukiwaliśmy rozwiązania, które pozwoliłoby szybko i bezpiecznie przesyłać naszym pracownikom zatrudnionym w biurze, a przede wszystkim w terenie informacje o wysokości ich wynagrodzenia. W końcu okazało się, że na rynku pojawiło się takie rozwiązanie. Aplikacja E-paski zaproponowana przez firmę BCC pozwala nam szybko i w bezpieczny bezpieczny sposób przesyłać na bieżąco takie informacje. Wydruk pasków w formie papierowej jest czasochłonny i wiąże się z kosztami związanymi zakupem odpowiedniego papieru i eksploatacją drukarki, nie wspominając o uciążliwości samej pracy drukarki do wydruków… Obecnie dystrybucja pasków do pracowników włączonych do listy dystrybucyjnej zajmuje kilka minut i nie wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów.

Rozwiązanie zostało z zadowoleniem przyjęte przez naszych pracowników. Jesteśmy firmą, która stara się wdrażać nowoczesne rozwiązania i nie boi się podejmować wyzwań i testować nowatorskich rozwiązań” – podsumowuje Ewa Kaczor.

Hortex to wiodący przetwórca warzyw i owoców w Polsce, specjalizujący się w produkcji soków i napojów oraz mrożonek owocowo-warzywnych. Trzecim istotnym polem działania jest wytwarzanie koncentratów soków owocowych Grupę Hortex tworzą spółki: Hortex Holding SA, Ortika Polska Sp.z o.o. oraz Hortex Marketing Services. Produkcją i sprzedażą soków, niegazowanych napojów owocowych i nektarów zajmuje się Hortex Holding SA. Za produkcję i sprzedaż mrożonek i koncentratów odpowiada Polski Ogród. Działania na rynku rosyjskim prowadzi firma Ortika Frozen Foods. Obie spółki należą do Ortika Polska Sp.zo.o., która skupia całość działalności mrożonkowej. Hortex Marketing Services jest właścicielem marki Hortex, zarządza nią oraz świadczy usługi marketingowe na rzecz pozostałych spółek z Grupy.

Nasze referencje

Poradniki

Aktualności

Udostępnij

Formularz kontaktowy





Napisz maila lub zadzwoń

M: bcc@bccgroup.com
T: 61 827 7000

Business Consulting Center Sp. z o.o.

Centrala w Polsce:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania