Światowe standardy w zarządzaniu projektami

Dedykowane Biuro Projektów, metodyka wdrożeniowa z udowodnioną skutecznością. Standardy ISO 27001 i 20000.

Najlepsze praktyki zarządzania usługami IT

Dedykowana organizacja serwisowa BCC zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów outsourcingowych.

Jesteśmy firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach SAP, outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania. Wspieramy biznes naszych klientów.

Dlatego nasze hasło brzmi: IT makes business better

Jesteśmy częścią Grupy SNP, światowego lidera w zakresie transformacji środowisk SAP

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

"Lepszy Biznes" to magazyn klientów BCC. Czytaj setki artykułów, przydatnych w przygotowaniu i realizacji projektów IT.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że BCC jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

18

aktualnych ofert pracy

eSmoking World: SAP Business One w ogólnopolskiej sieci handlowej

Firma retailowa znad Wisły zintegrowana w SAP
W 2013 roku Grupa Chic, właściciel sieci detalicznej eSmoking World, znacząco poprawiła swoje wyniki biznesowe. Główny obszar działalności spółki, czyli sprzedaż detaliczna, wzrosła o 100% (podwoiła się liczba punktów handlowych eSmoking World w Polsce), otwarto europejskie centrum logistyczne i nowe oddziały zagraniczne. W tych zmieniających się warunkach biznesowych 7milowy z Grupy BCC zrealizował kompleksowy projekt informatyzacji przedsiębiorstwa obejmujący wdrożenie centralnego systemu zarządczego SAP Business One, integrację ERP z platformą e-commerce oraz implementację rozwiązania POS w punktach handlowych eSmoking World.

W 2007 r. sprzedano pierwszą niewielką partię e-papierosów, a już 6 lat później osiągnięto wynik na poziomie 80 mln zł. Podawanie informacji o liczbie punktów handlowych eSmoking Word to zadanie ryzykowne, bo jest ich więcej praktycznie z miesiąca na miesiąc. Obecnie jest to ponad 1100 punktów sprzedaży detalicznej – głównie stoiska własne oraz franczyzowe i wyspy w centrach handlowych. Do tego dochodzi 27 tys. punktów w sieciowych sklepach typu convenience, na stacjach benzynowych i salonikach prasowych.

Spółka również dobrze radzi sobie online – platforma e-commerce eSmoking World obsługuje tysiące polskich i zagranicznych klientów. Właściciele idą za ciosem – na początku tego roku w Ostrzeszowie, gdzie mieści się siedziba firmy, otworzyli nowoczesny zakład produkcyjny z laboratorium badawczym.

SAP Business One centralnym systemem dla retailu

Grupa Chic w ciągu zaledwie kilku lat stała się głównym graczem na rynku e-papierosów w Polsce i Europie. Dynamiczny wzrost wolumenu sprzedaży, konieczność zarządzania coraz większą siecią punktów handlowych, a także dążenie do skrócenia czasu obsługi klienta i podniesienia jej jakości wpłynęły na decyzję o inwestycji w system zintegrowany.

Głównym celem projektu wdrożeniowego była optymalizacja procesów biznesowych oraz wsparcie kluczowego obszaru działalności – sprzedaży detalicznej. Nowy system miał zastąpić rozwiązanie ERP polskiego producenta, które m.in. przestało nadążać za dynamicznym rozwojem biznesu eSmoking World.

Zdecydowano się na system SAP Business One jako stabilny, elastyczny i sprawdzony w wielu firmach system klasy ERP, który pozwala uporządkować procesy biznesowe i dostarczyć rzetelnej informacji zarządczej, pozyskiwanej także z innych, krytycznych dla branży klienta rozwiązań IT (np. systemy branżowe, rozwiązania autorskie). Jako partnera wdrożeniowego zaangażowano firmę 7milowy, specjalizującą się w dostarczaniu rozwiązań SAP dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw.

Zakres projektu został opracowany podczas analizy przedwdrożeniowej przeprowadzonej przez 7milowy. Zdefiniowano źródła problemów w dotychczasowym działaniu firmy, nazwano procesy retailowe wymagające wsparcia i ustanowiono cele do osiągnięcia.

Projekt rozpoczął się w sierpniu 2013 r., a start produktywny SAP Business One nastąpił w lipcu 2014 r. Zakres prac wdrożeniowych SAP Business One był szeroki i obejmował:

  • finanse i księgowość,
  • logistykę,
  • sprzedaż krajową, zagraniczną i internetową,
  • magazyn i pakownię,
  • produkcję,
  • punkty detaliczne POS,
  • reklamacje i obsługę klienta (CRM),
  • raportowanie (Business Intelligence).

SAP Business One stał się centralną platformą „spinającą” zarządzanie biznesem. Jednak z uwagi na specyfikę branży detalicznej równie istotne było zintegrowanie z SAP aplikacji umożliwiających obsługę punktów handlowych, portalu do sprzedaży internetowej, a także portalu B2B do obsługi dużych klientów (np. stacje paliw).

Dlatego oprócz wdrożenia SAP Business One istotną częścią prac wykonanych przez 7milowego było dostarczenie i wdrożenie rozwiązania do zarządzania punktami handlowymi eSmoking World (Positano), a także integracja platformy sprzedaży online oraz portalu sprzedaży hurtowej B2B z systemem SAP Business One.

W ramach projektu 7milowy przygotował również funkcjonalność SAP Business One przygotowaną zgodnie z potrzebami Grupy Chic. Rozwiązanie określane jako Pakownia SAP jest wykorzystywane do kompletowania zamówień – obsługi przygotowania i wysyłki towaru z magazynu centralnego w Ostrzeszowie do punktów handlowych i klientów indywidualnych w całym kraju i za granicą.

Jak podkreśla Hubert Urban, członek zarządu Grupy Chic: „Ciągle jesteśmy w fazie intensywnego wzrostu. Cieszy nas ten proces, ale z drugiej strony tak szybki rozwój stwarza wiele wyzwań. Liczba procesów, nad którymi musimy zapanować, danych do przetworzenia i decyzji biznesowych, jakie musimy podejmować, rośnie praktycznie z dnia na dzień. Mamy coraz więcej pracowników, partnerów handlowych, klientów. Tak złożoną siecią zależności nie można zarządzać bez rzetelnych informacji dostępnych w zintegrowanym systemie. Oczekiwaliśmy, że wdrożenie SAP Business One będzie okazją do uporządkowania i ujednolicenia procesów biznesowych – od sprzedaży pojedynczego e-papierosa, po ogólny wynik finansowy”.

Oczekiwaliśmy, że wdrożenie SAP Business One będzie okazją do uporządkowania i ujednolicenia procesów biznesowych – od sprzedaży pojedynczego e-papierosa, po ogólny wynik finansowy

Podwójne wyzwanie projektowe

W projekcie prowadzonym w Grupie Chic to nie szeroki zakres prac czy złożoność integracji stanowiły największe wyzwanie. W trakcie realizacji prac spółka zanotowała bardzo intensywny wzrost. Zwiększyła liczbę pracowników, dwukrotnie urosła docelowa liczba użytkowników systemu SAP oraz liczba zlokalizowanych w całym kraju punktów sprzedaży, które musiały zostać objęte wdrożeniem. Nawiązano także współpracę partnerską z sieciami sklepów oraz stacji benzynowych, co znacznie zwiększyło liczbę klientów oraz wolumen sprzedaży. Firma kontynuowała otwieranie oddziałów zagranicznych w Europie, które również wymagają obsługi informatycznej.

Michał Lorenz, Kierownik Projektu, 7milowy

Od początku projekt był wymagający. To nie było klasyczne wdrożenie systemu ERP, ale pełna informatyzacja biznesu przedsiębiorstwa

„Od samego początku projekt był wymagający. To nie było klasyczne wdrożenie systemu ERP, ale pełna informatyzacja biznesu przedsiębiorstwa. Dodatkowo, w odniesieniu do pierwotnych założeń, skala projektu drastycznie się zwiększyła. Musieliśmy aktywnie reagować na zmiany, m.in. weryfikować zakresy i terminy poszczególnych etapów. Udowodniliśmy tym samym nasze wysokie kompetencje w zarządzaniu projektem, które gwarantują bezpieczną realizację prac u klientów” – komentuje Michał Lorenz, Kierownik Projektu w 7milowym, odpowiadający za realizację wdrożenia.

Zakres prac wykonanych przez 7milowy
Wdrożenie systemu SAP Business One
Dostawa licencji SAP
Wsparcie serwisowe SAP maintenance
Opracowanie autorskich funkcjonalności SAP Business One
Dostawa i wdrożenie rozwiązania POS
Integracja systemu SAP i POS
Integracja systemu SAP z platformą e-commerce
Integracja systemu SAP z platformą B2B

Positano, czyli obsługa punktów sprzedaży

Sukces eSmoking World opiera się na gęstej sieci detalicznych punktów handlowych. Model współpracy z partnerami handlowymi zakłada praktycznie bezkosztowe uruchomienie punktów sprzedaży i niskie koszty działalności i serwisowania.

W tę strategię wpisuje się autorskie rozwiązanie POS przygotowane przez partnera wdrożeniowego, firmę 7milowy. Positano pełni dwojaką rolę – wspiera procesy sprzedażowe w punktach handlowych i dostarcza informacje do centralnego systemu ERP, dzięki zintegrowaniu obu rozwiązań.

Jako typowy POS system umożliwia szybką ewidencję sprzedaży wraz z kontrolą stanów magazynowych. Sprzedaż jest dokumentowana wydrukami z drukarek fiskalnych, a program ewidencjonuje podstawowe operacje kasowe. Co ważne, program został zaprojektowany tak, aby operator miał dostęp do wszystkich funkcji z poziomu ekranu głównego. Rozwiązanie posiada przyjazny interfejs i jest intuicyjne w obsłudze – nie wymaga skomplikowanego szkolenia pracowników. Platforma umożliwia punktom handlowym m.in. aktualizację produktów, cenników, stanów magazynowych, pobranie informacji o aktualnych promocjach, a centrum operacyjnemu Chic w Ostrzeszowie gwarantuje bieżący wgląd w dane sprzedażowe.

Rozwiązanie nie tylko usprawniło działalność punktów handlowych, ale też przyczynia się do szybkiego tempa rozwoju całej sieci. Od strony obsługi informatycznej do otwarcia nowego punktu potrzebne są jedynie laptop, wgranie aplikacji Positano, do której program instalacyjny może zostać przesłany e-mailem, oraz dwa razy dzienne dostęp do internetu (przy otwarciu i zamknięciu zmiany) w celu aktualizacji produktów i cen oraz przesłania raportu sprzedaży do systemu.

Integracja SAP z platformą e-commerce

Integrując e-sklep www.esmokingworld.com z systemem SAP Business One, firma zyskała pełną kontrolę online nad dostępnością towarów w magazynie, co wpływa na poprawę obsługi klientów poprzez skrócenie czasu realizacji zamówień, wyeliminowane pomyłek i opóźnień oraz zmniejszenie liczby reklamacji.

Od strony operacyjnej główne korzyści integracji platformy e-commerce i systemu SAP Business One to:

  • automatyzacja procesów biznesowych,
  • aktualizacja stanów magazynowych w czasie rzeczywistym,
  • zwiększenie wydajności pracowników (poprzez wyeliminowanie powtarzalnych czynności, np. wielokrotnego wpisywania tych samych danych).

Dla firm, które tak jak eSmoking World prowadzą sprzedaż online, integracja sklepu internetowego z systemem ERP to biznesowa konieczność. Przygotowana przez 7milowego platforma integracyjna gwarantuje szybką i poprawną wymianę danych między tymi dwoma rozwiązaniami. Podczas prac integracyjnych 7milowy wykorzystał oprogramowanie TaskCentre firmy Orbis Software.

Pakownia SAP: o krok za magazynem

W Ostrzeszowie funkcjonuje nowoczesny magazyn centralny o powierzchni ponad 1500 m kw., który obsługuje wszystkich partnerów handlowych Grupy Chic. Każdego dnia firma wysyła kilkaset paczek realizowanych według zamówień. Do dyspozycji klienci mają blisko 3000 produktów, w tym e-papierosy jednorazowe, zestawy, baterie, akcesoria, wkłady i liquidy różnych marek, o różnej pojemności, mocy, smaku…

Bogaty asortyment jest tym, co przyciąga klientów, jednak zapewnienie szybkiej i bezbłędnej realizacji zamówień stanowi spore wyzwanie. W celu usprawnienia kompletacji i skrócenia czasu od zamówienia do wysyłki towaru do klienta 7milowy przygotował autorskie rozszerzenie SAP Business One: Pakownię SAP.

Pracownicy magazynu centralnego korzystają z intuicyjnych interfejsów SAP połączonych magistralą danych z centralnym SAP Business One. System dostarcza informacje o czasie pakowania, przy uwzględnieniu wielkości zamówienia i różnorodności asortymentu, oraz mierzy opóźnienia w odniesieniu do przyjętej normy. Na postawie tych danych można generować raporty, np. z informacjami o średnim czasie przygotowania wysyłki, wydajności pracowników.

Pakownia SAP jest połączona z funkcjonalnością obsługującą centralny magazyn, co pozwala na śledzenie w czasie rzeczywistym poziomu zapasów i bieżące uzupełnianie braków.

(od lewej) Krzysztof Baj, Dyrektor Sprzedaży, Adam Kozłowski, Prezes Zarządu (obydwaj 7milowy) oraz Michał Brzemiński, Franchising Director z Grupy Chic odbierają nagrodę w konkursie SAP Quality Awards

eSmoking World z SAP Quality Award 2014
Projekt wdrożeniowy w Grupie Chic został wyróżniony w piątej edycji międzynarodowego konkursu SAP Quality Awards dla regionu Europy Środkowo-Wschodniej. Wdrożenie SAP Business One zrealizowane przez spółkę 7milowy zostało nagrodzone w kategorii „Rapid Delivery – Najkrótszy czas wdrożenia”. Kategoria obejmuje projekty o zasięgu mniej niż 500 użytkowników i trwające nie dłużej niż 1000 osobodni.
Międzynarodowe jury konkursu wybiera zwycięzców w oparciu o ściśle zdefiniowane kryteria, takie jak m.in. jakość wdrożenia, zastosowana metodyka, kompleksowość wsparcia ze strony partnerów, innowacyjność wdrażanych rozwiązań oraz przejrzystość kanałów komunikacyjnych. O wyróżnieniu Chic, według werdyktu jury, zadecydowały:
wyniki projektu: zakończona sukcesem integracja systemu ERP z POS i platformą e-commerce oraz budowa niestandardowych funkcjonalności pakowni w systemie SAP Business One,
jakość wdrożenia: wykorzystanie analizy przedwdrożeniowej i metodologii ASAP,
korzyści biznesowe: poprawa efektywności procesów, wzrost produktywności pracowników, usprawnienia w obszarze logistyki,
wyzwanie projektowe: dynamiczny wzrost firmy podczas wdrożenia.
Hubert Urban, członek zarządu Grupy Chic, podkreśla, że wyróżnienie SAP Quality Award jest zasługą całego zespołu wdrażającego system. „Słowa uznania należą się naszemu partnerowi, firmie 7milowy, która jest autorem wdrożenia i naszego sukcesu. Spółka miała okazję sprawdzić się w wymagających warunkach biznesowych i udowodniła wysokie standardy pracy. Osiągnęliśmy cele założone podczas analizy przedwdrożeniowej, współpraca z 7milowym układała się bardzo dobrze, a konsultanci potwierdzili swoje kompetencje. Cieszę się, że niezależne jury również to doceniło”.
SAP Quality Award 2014 to konkurs mający na celu wyróżnienie przedsiębiorstw, które wykazały się najlepszym podejściem do realizacji projektów wdrożeniowych. Był on otwarty dla wszystkich klientów SAP z Europy Środkowo-Wschodniej, których projekty zostały zrealizowane w 2013 i 2014 roku. W piątej edycji konkursu nagrody zostały przyznane w pięciu kategoriach: innowacje w dziedzinie chmury, mobilność i platforma HANA, a także najkrótszy czas wdrożenia i największe korzyści biznesowe.

Procesy retailowe na europejskim poziomie

Jednym z głównych celów przedsięwzięcia była optymalizacja procesów biznesowych ze szczególnym naciskiem na informatyzację sprzedaży detalicznej. I ten cel udało się osiągnąć. Wzrost produktywności pracowników i usprawnienia w obszarze logistyki to kolejne ważne korzyści osiągnięte dzięki implementacji SAP Bussiness One.

Zaproponowany przez 7milowego model integracji wszystkich kluczowych aplikacji pod parasolem centralnego systemu SAP Business One pozwolił na obsługę procesów detalicznych na wysokim poziomie, przy zachowaniu niskich kosztów. Dodatkowo, dzięki połączeniu SAP Business One z rozwiązaniem POS, firma zyskała pełną kontrolę nad działalnością retailową. Możliwe jest śledzenie stanów zapasów od poziomu magazynu centralnego, aż do pojedynczego punktu sprzedaży. Każdego dnia dostępny jest szczegółowy raport wielkości i rentowności sprzedaży, który dostarcza dokładnych informacji w wybranych przekrojach, aż do poziomu wybranego punktu sprzedaży.

Grupa Chic znacząco skróciła czas potrzeby do uzyskania kluczowych informacji. W systemie zbierane są dane i statystyki pokazujące m.in. liczbę wysłanych każdego dnia paczek, wydajność pracy pakowni w rozbiciu na pojedynczego pracownika, wyliczaną z ilości zapakowanych linii, sztuk towaru. Jeżeli jest potrzeba, można szybko uzyskać przekrojowe informacje np. na temat średniego czasu realizacji zamówienia czy liczby reklamacji.

Przy tak szybkim tempie wzrostu, jaki przeżywa obecnie Grupa Chic, efektywny centralny system informatyczny SAP pozwolił na usystematyzowanie wyników i zmierzenie ich rzeczywistej wartości z uwzględnieniem nakładów inwestycyjnych. Porządkując procesy biznesowe w systemie ERP, firma zyskała bogatą platformę raportową, która umożliwia wgląd w dane biznesowe: od ogółu (zagregowane informacje) do szczegółu (np. dane sprzedażowe wybranej wyspy handlowej).

Chociaż projekt wdrożeniowy zakończył się w połowie 2014 r., to już w jego trakcie stało się oczywiste, że konieczny będzie dalszy rozwój systemu. Uruchomienie z początkiem 2015 r. własnej produkcji w nowym zakładzie, otwieranie spółek za granicą i nowych rynków zbytu, a także ciągłe poszerzanie sieci sprzedaży w Polsce – rodzą nowe potrzeby w zakresie systemów IT. Grupa Chic kontynuuje współpracę z 7milowym.

Grupa Chic jest właścicielem największej w Europie sieci sklepów i specjalistycznych punktów sprzedaży eSmoking World, w skład której wchodzi ponad 1100 punktów sprzedaży detalicznej oraz międzynarodowe centrum obsługi e-commerce, które realizuje zamówienia online do ponad 24 krajów na całym świecie. Do Grupy należy również jeden z najnowocześniejszych w Europie zakładów produkcyjnych płynów nikotynowych do e-papierosów oraz własne laboratorium badawcze. Tylko w Polsce produkty eSmoking World dostępne są w ponad 27 tys. punktów sprzedaży detalicznej, które zaopatrują ponad 1,5 mln użytkowników e-papierosów w całym kraju.
Więcej informacji: www.chicgroup.eu www.esmokingworld.com
SAP Business One w ogólnopolskiej sieci handlowej

Nasze referencje

Poradniki

Aktualności

Udostępnij

Formularz kontaktowy





Napisz maila lub zadzwoń

M: bcc@bccgroup.com
T: 61 827 7000

Business Consulting Center Sp. z o.o.

Centrala w Polsce:
Złotniki, ul. Krzemowa
62-002 Suchy Las k. Poznania