Najlepsze praktyki zarządzania usługami IT

Dedykowana organizacja serwisowa BCC zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów outsourcingowych.

Jesteśmy firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach SAP, outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania. Wspieramy biznes naszych klientów.

Dlatego nasze hasło brzmi: IT makes business better

Jesteśmy częścią Grupy SNP, światowego lidera w zakresie transformacji środowisk SAP

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

"Lepszy Biznes" to magazyn klientów BCC. Czytaj setki artykułów, przydatnych w przygotowaniu i realizacji projektów IT.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że BCC jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Atlas Ward: Platforma samoobsługi pracowniczej

BeeOffice w firmie projektowej
Wrocławska firma Atlas Ward, specjalizująca się w projektowaniu i realizacji hal o konstrukcji stalowej i żelbetowej, korzysta z BeeOffice od stycznia 2016 roku. Pracownicy doskonale zaadoptowali standardowe funkcjonalności tej platformy samoobsługowej do swoich celów, twórczo wykorzystując możliwości rozwiązania. Przedstawiamy kilka pomysłów, w jaki sposób BeeOffice może na co dzień wspierać pracę biura.

Atlas Ward wykorzystuje następujące moduły BeeOffice:

  • Urlopy,
  • Terminarz,
  • Zasoby – Flota
  • Karty zadań (procedury HR i IT),
  • Service Desk,
  • Forum,
  • Zapotrzebowania.

Dodatkowo w trakcie wdrożenia są moduły Delegacje i Karty ocen. Z rozwiązania korzysta ponad 100 użytkowników, czyli wszyscy pracownicy firmy. Już w ciągu kilku pierwszych miesięcy pracy z systemem stał się on centrum obsługi dla pracowników. BeeOffice służy im zarówno do realizowania procesów back office, jaki i do codziennej komunikacji. W firmie ciągle pojawiają się nowe pomysły na wykorzystanie rozwiązania.

Poznaj BeeOffice
BeeOffice to innowacyjny portal samoobsługi pracowniczej dla firmy każdej wielkości. Dostępny zawsze i wszędzie przez Internet, porządkuje i usprawnia pracę pracowników, ulepsza komunikację między nimi, pomaga oszczędzać czas i koszty.BeeOffice wspiera m.in. rozliczanie delegacji i aut firmowych, obsługę urlopów, terminarz pracowników, rezerwację współdzielonych zasobów, rejestr urządzeń biurowych, zarządzanie licencjami IT oraz obsługę zgłoszeń serwisowych. BeeOffice jest autorskim rozwiązaniem przygotowanym w BCC Software Factory. BeeOffice jest dostarczane jako Software as a Service (SaaS) w środowisku prywatnej chmury obliczeniowej, w oparciu o organizację i infrastrukturę BCC Data Centers.Dla rozwiązań oferowanych w chmurze BCC posiada certyfikat ISO 27018, który stanowi niezależną gwarancję bezpieczeństwa i poufności przechowywanych w aplikacji danych klientów.

Forum – i jesteś na bieżąco

Na Forum są publikowane komunikaty dotyczące bieżących spraw związanych z działaniem firmy. Tematyka zamieszczanych informacji jest bardzo szeroka – od informacji o strategicznych decyzjach firmy, jak na przykład otwarcie nowego oddziału, po komunikaty czysto użytkowe – np. jak zamawiać materiały biurowe. Pracownik, który wraca z urlopu czy zwolnienia lekarskiego, może tu zajrzeć i przeczytać ostatnie wpisy, by się zorientować, co się zmieniło podczas jego nieobecności. Informacje te są też rozsyłane w mejlach, ale na Forum można je przeglądać w jednym miejscu.

Service Desk do obsługi zgłoszeń IT i administracyjnych

Moduł Service Desk pierwotnie został wdrożony do obsługi zgłoszeń IT (oprogramowanie, laptopy, drukarki itp.). Każdy pracownik może tu wprowadzić swoje zgłoszenie, a następnie śledzić jego status i na końcu dokonać oceny obsługi. Jednak Service Desk nie jest ograniczony do spraw jednego działu. W Atlas Ward trwa właśnie rozszerzanie „katalogu usług” również o sprawy administracyjne, np. związane z samochodami służbowymi – już teraz zgłoszenie auta do myjni wykonuje się w systemie – co uprości rozliczenie z usługodawcą (zobacz zrzut ekranu powyżej).

Osoby zarządzające firmowym helpdeskiem mogą śledzić rozkład zgłoszeń według dni i rodzajów prac. Dzięki temu mogą np. równomiernie rozkładać obciążenie zespołów wsparcia.

Przydatne karty zadań

Dzięki funkcji Karty zadań w BeeOffice można zdefiniować dowolne procedury lub sekwencje działań, które są powtarzalne i wymagają współpracy kilku zespołów. W ten sposób wypełnia się m.in. „checklistę” kilkunastu zadań, jakie trzeba wykonać w związku z zatrudnieniem nowego pracownika. Dzięki temu nowa osoba szybciej może uzyskać komplet narzędzi potrzebnych do pracy, takich jak np. laptop z zainstalowanymi odpowiednimi programami, auto służbowe, wizytówki, pieczątka.

Ocena pracowników

W tym roku po raz pierwszy cykliczna ocena pracowników Atlas Ward zostanie wykonania z wykorzystaniem arkusza oceny przygotowanego w BeeOffice. Dużym wsparciem będzie dostępny w portalu mechanizm workflow zapewniający obieg informacji pomiędzy zainteresowanymi stronami. Karty ocen dla pracowników odzwierciedlają układ kwestionariusza zaprojektowany przez dział HR firmy.

Rafał Kłysiewicz, Dyrektor IT, Atlas Ward

BeeOffice centrum obsługi dla pracowników
Kilka miesięcy zajęło nam poszukiwanie odpowiedniego rozwiązania do wsparcia procesów HR i back office. Ze względu na niewielki zespół IT zdecydowaliśmy się skupić na wsparciu usług, a nie na tworzeniu własnych rozwiązań. Na początku szukaliśmy optymalnego narzędzia do rejestracji czasu pracy dla pracowni projektowej, gdzie godzinowe rozliczenie pracy przy projekcie jest kluczowe. Zapoznaliśmy się z wieloma topowymi rozwiązaniami dostępnymi na rynku. Najważniejszymi kryteriami były ergonomia pracy użytkownika oraz wykonanie aplikacji w nowej technologii, łatwej do rozwoju, pozwalającej szybko adaptować zmiany.
Podczas prezentacji BeeOffice zainteresowały nas, oprócz Terminarza, inne moduły, które mogliśmy dostosować do swoich potrzeb. W ten sposób, zaczynając od Struktury organizacyjnej, Urlopów pracowników przez Terminarz, z miesiąca na miesiąc wdrażamy kolejne funkcjonalności. Większość modułów wymagała niewielkiego nakładu pracy. Dużo uwagi poświęciliśmy Terminarzowi, do którego dorzuciliśmy budżet i workflow jego akceptacji.
BeeOffice staje się powoli centrum obsługi dla pracowników. Idealnie realizuje procesy back office oraz HR. Osobiście przekonały mnie do tego narzędzia karty zadań, które dzięki prostemu mechanizmowi „checklist” dają pogląd na postęp prac, np. przy zatrudnieniu pracownika, zarówno od strony HR, jak i IT. Wychodząc pracownikom naprzeciw, zdecydowaliśmy się na jeden adres, pod którym mogą załatwić większość spraw. Stąd wdrożenie narzędzia Service Desk oraz zapotrzebowań na artykuły biurowe.
Firmowa flota znalazła również swoją część systemu, która pozwoliła pozbyć się arkuszy kalkulacyjnych i raportów przez e-mail. Ponad 60 samochodów ma wprowadzone dane o przebiegu, naprawach, rozliczeniach, paliwie, zbliżających się przeglądach oraz całą historię zdarzeń z nimi związanych.
Moduły BeeOffice są bardzo uniwersalne, a rozbudowane centrum administracyjne pozwala na samodzielne zdefiniowane ich parametrów. Często zdarzało się tak, że byliśmy w stanie wdrożyć moduł z testami i instrukcjami w ciągu tygodnia.
Niewątpliwą zaletą BeeOffice jest to, że rozwiązanie jest chmurowe, co zdecydowanie przyśpieszyło wdrożenie. Nie bez znaczenia jest zaimplementowany mechanizm SSO, który ułatwia pracę zarówno pracownikom, jak i zespołowi IT. Doświadczenie dostawcy w obszarze SAP również było ważnym argumentem, szczególnie ze względu na planowane w najbliższym terminie wdrożenie modułu Delegacje właśnie z integracją z tym systemem.
Rafał Kłysiewicz, Dyrektor IT, Atlas Ward
Atlas Ward oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie projektowania, produkcji i realizacji obiektów o konstrukcji stalowej oraz żelbetowej. Dysponuje własną pracownią projektową, wyposażoną w najnowocześniejsze narzędzia do projektowania. Ma na koncie ponad 400 obiektów w Polsce, w tym hale produkcyjne i magazynowe, obiekty sportowe i rekreacyjne oraz centra handlowe. Siedziba firmy mieści się we Wrocławiu, spółka posiada także oddziały w Katowicach i Krakowie.

Nasze referencje

Poradniki

Aktualności

Udostępnij

Formularz kontaktowy





Napisz maila lub zadzwoń

M: bcc@bccgroup.com
T: 61 827 7000

Business Consulting Center Sp. z o.o.

Centrala w Polsce:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Kontakt