Najlepsze praktyki zarządzania usługami IT

Dedykowana organizacja serwisowa BCC zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów outsourcingowych.

Jesteśmy firmą konsultingową, specjalizującą się w usługach SAP, outsourcingu IT i rozwoju oprogramowania. Wspieramy biznes naszych klientów.

Dlatego nasze hasło brzmi: IT makes business better

Jesteśmy częścią Grupy SNP, światowego lidera w zakresie transformacji środowisk SAP

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

"Lepszy Biznes" to magazyn klientów BCC. Czytaj setki artykułów, przydatnych w przygotowaniu i realizacji projektów IT.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że BCC jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Polimex-Mostostal: Umowy pod pełną kontrolą

ECM w SaaS zintegrowany z SAP
Firma Polimex-Mostostal wykorzystuje autorskie rozwiązanie BCC ECM do obsługi umów. Docelowo wszystkie umowy będą przygotowywane, a następnie archiwizowane w systemie. Spodziewane korzyści to krótszy czas obiegu, opiniowania i akceptowana dokumentów, znaczne ograniczenie obiegu wersji papierowych, stworzenie centralnego repozytorium umów bieżących i archiwalnych, a także gwarancja bezpieczeństwa i ochrony przed niepowołanym dostępem.

W organizacji o profilu inżynieryjno-usługowym, skoncentrowanej na obsłudze tak trudnych i wymagających sektorów, jakimi są petrochemia i budownictwo energetyczne, efektywność dostępu do informacji przy realizacji złożonych procesów biznesowych ma kluczowe znaczenie dla powodzenia biznesu. Odpowiednie narzędzia do zarządzania dokumentami w firmie, pozwalające z jednej strony na skrócenie czasu dostępu do potrzebnych informacji, a z drugiej – na zapewnienie bezpiecznego ich przetwarzania, są kluczowym elementem strategii podnoszenia efektywności w Polimex-Mostostal.

Rosnąca liczba dokumentów w kontaktach z dostawcami i klientami, stopień skomplikowania ich obsługi, konieczność zapewnienia sprawnej akceptacji i możliwość dostępu do historii obiegu dokumentu w danej sprawie stały się bezpośrednią przyczyną wdrożenia narzędzia klasy ECM, czyli takiego, które łączy w sobie funkcje repozytorium dokumentów oraz silnika workflow, a także gwarantuje szczelny i sprawny obieg dokumentów elektronicznych w całej organizacji.

„W obliczu potrzeby usprawnienia procesu zawierania umów z klientami i dostawcami poszukiwaliśmy systemu, który będzie stosunkowo łatwy do uruchomieniu i od razu dostępny dla wszystkich użytkowników, nie będzie generował zapotrzebowania na zasoby po stronie IT oraz będzie się łatwo integrować z systemem SAP ERP. Z uwagi na najlepszą kombinację powyższych kryteriów zdecydowaliśmy się na BCC ECM. Istotne było również, że to rozwiązanie jest dostarczane w postaci usługi biznesowej, opartej na chmurze obliczeniowej” – tak decyzję o wyborze systemu uzasadnia Tomasz Pierzchała, Dyrektor Biura Informatyki w Polimex-Mostostal.

Najważniejsze cele wdrożenia systemu BCC ECM w obszarze obsługi umów to m.in.:

  • wprowadzenie centralnego, spójnego i kompletnego rejestru umów zawieranych przez Polimex i spółki z grupy kapitałowej,
  • umożliwienie szybkiego dostępu do dokumentów umowy w postaci elektronicznej dla uprawnionych osób,
  • usprawnienie procesu opiniowania umów, zapewnienie przejrzystości procesu, z pełnym dostępem do historii zdarzeń,
  • zapewnienie, że przed podpisaniem umowa uzyska opinię komórek, które są kluczowe z punktu widzenia biznesowego bezpieczeństwa procesu zawierania umów w organizacji.

Wiele typów dokumentów – jedna platforma współpracy

Rozwiązaniem BCC ECM zostały objęte zarówno umowy, w których Polimex-Mostostal SA występuje w roli usługodawcy lub sprzedawcy, jak i umowy, w których firma pełni rolę usługobiorcy lub kupującego. System obsługuje również obieg aneksów do istniejących umów. W wyniku analizy biznesowej przeprowadzonej wspólnie z BCC wszystkie umowy obsługiwane w BCC ECM zostały podzielone na odpowiednie typy, wśród których są np. takie kategorie, jak umowy wykonawcze, umowy-zlecenia czy o poufności.

W BCC ECM dla każdej umowy, oprócz indywidualnych atrybutów ją opisujących, umożliwiających pełnotekstowe wyszukiwanie w całej bazie umów, zostały stworzone dokumenty porządkujące i dokumentujące proces ich przygotowania, analizy oraz obiegu.

W wyniku analizy przedwdrożeniowej proces obsługi umów został odzwierciedlony w postaci graficznej mapy, określającej: role użytkowników w procesie, zadania użytkowników w systemie BCC ECM, etapy obsługi umowy, dokumenty tworzone w procesie. Mapa procesu jest podstawą do zarządzania całą aplikacją obsługującą system obiegu umów w BCC ECM, w tym zarządzania zmianami. Dzięki przejętym kompetencjom w procesie transferu wiedzy Polimex-Mostostal jest w stanie samodzielnie tworzyć nowe typy dokumentów oraz konfigurować repozytorium content management pod własne potrzeby biznesowe.

Całe rozwiązanie jest ściśle zintegrowane z systemem SAP ERP. Integracja obejmuje: pobieranie danych o kontrahentach z SAP z automatycznym uzupełnianiem danych dla umów w repozytorium dokumentów, pobieranie danych o projektach z systemu SAP, w tym m.in. informacje opisowe projektu z SAP, oraz pobieranie danych o zamówieniach w SAP.

Proces obsługi umowy w BCC ECM można podzielić na kilka zasadniczych etapów: utworzenie i rejestracja nowego dokumentu, opiniowanie, przygotowanie do podpisu, wreszcie zarchiwizowanie skanu podpisanego dokumentu.

Tomasz Pierzchała, Dyrektor Biura Informatyki, Polimex-Mostostal

Dzięki korzystaniu z BCC ECM w modelu SaaS nie martwimy się o infrastrukturę IT. Umówiliśmy się z BCC, że system ma być wydajny i dostępny według wskaźników okeślonych w umowie SLA.

Na etapie rejestracji nowej umowy BCC ECM automatycznie tworzy kartę przeglądu umowy, a po jej wypełnieniu przez osobę inicjującą proces sprawdza (waliduje) kompletność wszystkich informacji koniecznych do przejścia dokumentu na dalszy etap w workflow. Poszczególni uczestnicy procesu z odpowiednich działów organizacji kolejno realizują swoje zadania związane z obsługą umowy. Rozwiązanie „pilnuje” kolejności i automatycznie tworzy kolejne zadania.

Zadania generowane przez BCC ECM mają charakter zadań grupowych, dlatego na etapie walidacji opinie w poszczególnych działach wydają te osoby, które pierwsze podejmą zadanie ze swojej listy zadań. W przypadku kiedy zadania nie są podejmowane, system przypomina użytkownikom o konieczności zajęcia się danym dokumentem i obsługuje eskalacje według określonych warunków biznesowych (reguł). BCC ECM pozwala także na komunikację pomiędzy uczestnikami procesu. Wszystkie  ustalenia i decyzje są rejestrowane w historii obiegu dokumentu.

Po zakończeniu ustaleń umowa jest drukowana i przedstawiana do podpisu wszystkim zainteresowanym stronom. Wybrani użytkownicy zostają poinformowani, że umowa przechodzi w tryb realizacji. Na koniec – w formie zeskanowanej – dokument wraca do systemu, gdzie jest zarchiwizowany. Umowa zostanie powiązana z odpowiednim projektem w SAP PS.

Korzyści nie tylko dla biznesu

Oprócz skrócenia czasu potrzebnego na zebranie informacji o danej umowie, Polimex-Mostostal osiągnął również szereg innych korzyści. Jedną z najważniejszych jest dostęp do zestawu danych analitycznych, począwszy od prowadzenia statystyk, do raportowania całego procesu. Przed wdrożeniem BCC ECM uzyskanie szybkiej i pełnej informacji o konkretnej umowie z danym dostawcą lub w danym projekcie zajmowało znacznie więcej czasu niż obecnie, ponieważ wymagało wielu ustaleń prowadzonych tradycyjnymi kanałami komunikacji. Dzięki BCC ECM wszystkie informacje o poszukiwanych dokumentach (łącznie z historią ich obiegu) są teraz dla uprawionych użytkowników widoczne natychmiast.

BCC ECM stanowi kompletne, spójne i bezpieczne repozytorium dokumentów w chmurze, dostępne o każdej porze dla każdego użytkownika. O bezpieczeństwo procesu i blokowanie nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych biznesowo informacji dba rozbudowany system uprawnień, dzięki któremu można dowolnie konfigurować widoki i nadawać uprawnienia.

Po wdrożeniu BCC ECM ustalenia związane z obsługą dokumentów zaczęły zajmować znacznie mniej czasu, a użytkownikom pracuje się wygodniej, bo system zarządza informacjami z kilku systemów IT, potrzebnych do przetworzenia umowy zgodnie z procedurami. W firmie stopniowo ogranicza się liczbę  dokumentów papierowych związanych z umowami będących w obiegu. Docelowo planowane jest ich całkowite wyeliminowanie. To pozwoli ograniczyć ryzyko związane z możliwymi opóźnieniami (wynikającymi np. z niedostępności osób) czy błędami ludzkimi. Nie do pominięcia są również oszczędności finansowe i działania proekologiczne.

Opisanie umów za pomocą (dowolnych) atrybutów pozwala na łatwe raportowanie wszystkich informacji w układzie, który ułatwia i przyspiesza podejmowanie decyzji biznesowych. Dzięki BCC ECM udało się również uporządkować repozytorium umów także według jednostek organizacyjnych – dokumenty są jednoznacznie przypisane do poszczególnych komórek realizacyjnych i widoczne tylko dla uprawnionych osób.

Rozwiązanie umożliwia migrację zasobu archiwalnego umów do nowego rozwiązania, dzięki czemu z poziomu jednego narzędzia dostępne są zarówno umowy bieżące, jak i archiwalne.

„Dzięki korzystaniu z BCC ECM w modelu SaaS (software as a service) nie martwimy się o infrastrukturę IT, którą musielibyśmy administrować, monitorować, aktualizować, zabezpieczać i wymieniać. Umówiliśmy się z BCC, że system ma być wydajny i dostępny według wskaźników określonych w umowie SLA, takich jak np. dostępność i wydajność. Dzięki temu ponosimy koszty realnego wykorzystania, nie płacimy za coś, czego nie potrzebuje nasz biznes. Ochroną naszych danych i całą administracją w warstwie technicznej również zajmuje się BCC. Podobnie jak ma to miejsce w przypadku systemu SAP ERP, gdzie również zdecydowaliśmy się na usługi BCC Data Centers” – podsumowuje Tomasz Pierzchała.

ISO 27018 – bezpieczna chmura BCC
Autorskie rozwiązania BCC oferowane w chmurze posiadają certyfikat ISO 27018 dla rozwiązań SaaS (Software as a Service). BeeOffice, BCC ECM oraz Edistrada są rozwijane w BCC Software Factory i oferowane w oparciu o bezpieczną infrastrukturę BCC Data Centers. Certyfikat ISO 27018 stanowi niezależną gwarancję bezpieczeństwa i poufności danych klientów, przechowywanych w aplikacjach. Norma ISO 27018 dotyczy takich procesów jak: system tworzenia i utrzymania kopii zapasowych danych, szyfrowanie danych, zarządzanie zmianami w aplikacjach, rejestracja aktywności użytkowników i administratorów, zarządzanie kontami użytkowników i ich uprawnieniami. Certyfikat ISO 27018 rozszerza zakres funkcjonującego w BCC Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, zgodnego z normą ISO 27001.

Polimex-Mostostal SA to jedna z największych w Polsce firm inżynieryjno-budowlanych. Ta notowana na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie spółka działa w kilku sektorach, wśród nich najważniejsze to energetyka i petrochemia oraz produkcja konstrukcji stalowych. Polimex-Mostostal SA jest holdingiem. Działalność operacyjną prowadzą wyspecjalizowane spółki. Wśród nich najważniejsze to Naftoremont-Naftobudowa działająca w segmencie chemii i petrochemii oraz Polimex Energetyka działająca w segmencie energetycznym. Mostostal Siedlce jest producentem konstrukcji i wyrobów stalowych, w tym krat pomostowych oraz świadczy usługi cynkowania ogniowego. Spółka eksportuje znaczną część swoich produktów i usług. Polimex jest wykonawcą Europejskiego Centrum Solidarności w Gdańsku czy Muzeum Historii Żydów Polskich w Warszawie. Obecnie dwie największe wykonywane przez firmę inwestycje to budowa bloków energetycznych w Elektrowni Kozienice i Elektrowni Opole.

Zobacz to case study w innym języku

Ta sama treść jest dostępna w serwisie w innym języku:

Zobacz case study - angielski

Nasze referencje

Poradniki

Aktualności

Udostępnij

Formularz kontaktowy





Napisz maila lub zadzwoń

M: bcc@bccgroup.com
T: 61 827 7000

Business Consulting Center Sp. z o.o.

Centrala w Polsce:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Kontakt